MeetSAFE™
Les réunions et les événements soutiennent plus de dix millions d’emplois dans le monde. Pour aider l’industrie des événements en direct, les planificateurs d’événements et nos équipes à retourner au travail et à amorcer la reprise des activités suite à la pandémie de la COVID-19, la sécurité des réunions sera sans aucun doute une priorité.
Encore Canada et sa famille d’entreprises seront à l’avant-garde des pratiques de réunions sécuritaires liées aux services fournis par nos marques de premier plan.
Alors que les restrictions de rassemblement s’assouplissent, la distance physique et les procédures de nettoyage améliorées demeureront des éléments essentiels pour que les gens se sentent à l’aise lors des réunions.
Le risque et la santé sont deux considérations essentielles pour les entreprises et les associations. La phase 1 de la reprise prévue pour notre secteur représente probablement des réunions de plus petite taille, conformément à l’évolution des directives gouvernementales.
Avec moins de personnes en réunion et une routine de nettoyage en place, le risque pour les participants sera minimisé.
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À quoi ressemblera une rencontre en toute sécurité dans les premiers stades du rétablissement des activités ?
En collaboration avec les établissements partenaires, Encore Canada conçoit une série de formats de réunion, d’ensembles d’équipement et de recommandations sur la façon de réduire les risques, d’accroître la confiance et de promouvoir la santé dans les espaces de réunion.
La conception de la réunion, l’aménagement de la salle, la circulation, les considérations technologiques et les procédures de nettoyage améliorées sont au cœur de cette offre dans le but de rendre l’industrie des réunions et des événements plus forte et plus saine que jamais.
Options de conception de réunions : Solutions locales et internationales
Au fur et à mesure que les gens reviennent aux réunions en présentiel, les petits groupes pourraient potentiellement se répartir en trois types de réunions :
MEETSafe™ Concept 1
One
Room
Idéal pour une réunion en petit groupe dans une seule salle d’un établissement partenaire. En gardant à l’esprit la distanciation physique, l’emplacement de l’écran, la sonorisation et la possibilité de se connecter avec d’autres personnes ne pouvant pas être présentes physiquement seront des considérations cruciales.
MEETSafe™ Concept 2
Multi-room,
Broadcast Communication
Convient aux grands groupes pouvant avoir besoin d’être répartis dans plusieurs salles d’un même établissement partenaire. En s’appuyant sur la technologie du premier modèle, la diffusion dans de multiples salles sera essentielle et l’utilisation d’outils numériques permettant une collaboration bidirectionnelle ajoutera à l’expérience.
MEETSafe™ Concept 3
Multi-room/Multi-venue,
Networked Communication
Pour les événements réunissant des participants de plusieurs établissements partenaires et potentiellement de plusieurs salles. La possibilité d’avoir plusieurs présentateurs délivrant des messages à plusieurs auditoires simultanément nécessitera un ensemble de solutions technologiques visant à donner l’impression que tout le monde se réunit en même temps.
*Hybride: Ces trois modèles de réunion peuvent intégrer une diffusion virtuelle pour les participants et les présentateurs ne pouvant pas assister à la réunion en présentiel.
En tenant compte de la conception de la réunion, la disposition des salles peut être différente. L’intégration de la distanciation physique et de la circulation réduira les risques et favorisera la santé dans l’environnement de la réunion.
Les tables et les chaises peuvent être espacées pour respecter les pratiques exemplaires et les autocollants au sol, ainsi que d’autres formes de signalisation, peuvent informer les participants sur la meilleure façon de se déplacer dans l’espace afin de limiter les contacts.
L’équipement technologique sera dimensionné en fonction du nouvel espace, avec l’ajout de composants virtuels si nécessaire.
Considérations technologiques
Cette illustration met en évidence les technologies pouvant contribuer à la conception de ces réunions.
Outre les éléments traditionnels tels que les projecteurs et les écrans, il convient d’envisager des éléments permettant de favoriser la sonorisation, l’enregistrement, les conférences sur Internet et les outils numériques pour les sondages et les questions-réponses.
Directives de nettoyage
À mesure que l’espace événementiel évolue, il sera plus important que jamais de créer un espace continuant à promouvoir la collaboration et l’engagement, tout en mettant l’accent sur l’hygiène.
Encore Canada sensibilise les membres de son équipe aux procédures de nettoyage améliorées. Nous faisons cela dans le but d’arrêter la propagation des germes et nous nous efforçons de renforcer notre engagement envers la sécurité.
Des chevalets indiqueront quand l’équipement a été nettoyé, avec une attention particulière pour les articles très sensibles comme les microphones, les claviers, les présentateurs sans fil et les marqueurs.