MeetSAFE™

Les réunions et les événements soutiennent plus de dix millions d’emplois dans le monde. Pour aider le secteur des événements en direct, les organisateurs d’événements et nos équipes à se remettre au travail et à entamer le chemin de la reprise après la pandémie COVID-19, se réunir en toute sécurité sera sans aucun doute une priorité.

Encore Canada et notre famille d’entreprises seront à l’avant-garde des pratiques de réunions sécuritaires liées aux services fournis par nos marques leaders dans l’industrie.

À mesure que les restrictions en matière de rassemblement s’atténueront, l’éloignement physique et les procédures de nettoyage renforcées resteront un élément essentiel pour que les gens se sentent en confiance lors des réunions.

Le risque et la santé sont deux considérations essentielles pour les entreprises et les associations. La première phase de reprise prévue pour notre secteur d’activité représente probablement une réduction de la taille des réunions, conformément aux directives gouvernementales en constante évolution.

Avec moins de personnes en réunion et une routine de nettoyage en place, le risque pour les participants sera réduit.

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À quoi ressemblera une rencontre en toute sécurité dans les premières étapes de la reprise ?

En collaboration avec ses partenaires, Encore Canada conçoit une série de formats de réunion, d’équipements et de recommandations qui visent à réduire les risques, à accroître la confiance et à promouvoir la santé dans les lieux de réunion.

La conception des réunions, la disposition des salles, la circulation, les considérations technologiques et les procédures de nettoyage renforcées sont au cœur de cette offre, avec pour objectif de rendre l’industrie des réunions et des événements plus forte et plus saine que jamais.

Répondre aux options de conception : Solutions locales à mondiales

Au fur et à mesure que les gens retournent aux réunions en personne, de plus petits groupes pourraient éventuellement se retrouver dans trois types de réunions :

MEETSafe™ Conception 1

One
Room

Idéal pour une réunion en petit groupe dans une seule salle en un seul lieu. En tenant compte de la distance physique, l’emplacement de l’écran, le renforcement du son et la possibilité de communiquer avec d’autres personnes qui ne sont pas en mesure d’assister physiquement à la réunion seront des éléments clés.

MEETSafe™ Conception 2

Multi-room,
Broadcast Communication

Permet d’accueillir de grands groupes qui peuvent avoir besoin d’être répartis dans plusieurs salles au même endroit. En s’appuyant sur la technologie de la première conception, la diffusion dans plusieurs salles sera essentielle et l’utilisation d’outils numériques qui soutiennent la collaboration bidirectionnelle ajoutera à l’expérience.

MEETSafe™ Conception 3

Multi-room/Multi-venue,
Networked Communication

Pour les événements qui rassemblent des participants de plusieurs lieux et potentiellement de plusieurs salles. La possibilité de faire appel à plusieurs présentateurs pour transmettre des messages à plusieurs publics simultanément nécessitera une suite de solutions technologiques pour donner l’impression que tout le monde se réunit ensemble en un seul lieu.

*Hybride : Les trois conceptions de réunion peuvent intégrer un volet virtuel pour les participants et les présentateurs qui ne sont pas en mesure de se rendre à la réunion en personne.

Aménagement des salles, circulation des personnes

En fonction de la conception de la réunion, l’aménagement des salles peut sembler différent. L’intégration de l’éloignement physique et de la circulation réduira les risques et favorisera la santé dans l’environnement de la réunion.

Les tables et les chaises peuvent être espacées pour respecter les meilleures pratiques et les autocollants au sol, et d’autres formes de signalisation peuvent informer les participants sur la meilleure façon de se déplacer dans l’espace pour limiter les contacts.

Les équipements technologiques seront adaptés à la taille du nouvel espace, avec l’ajout de composants virtuels si nécessaire.

Considérations technologiques

Cette illustration met en évidence les technologies qui peuvent aider à soutenir les conceptions de ces réunions.

Au-delà des éléments traditionnels comme les projecteurs et les écrans, il convient d’envisager des éléments permettant de prendre en charge l’amplification sonore, l’enregistrement, les conférences web et les outils numériques pour les sondages et les questions-réponses.

Directives de nettoyage

À mesure que l’espace de l’événement se transforme, il sera plus important que jamais de créer un espace qui continue à promouvoir la collaboration et l’engagement tout en mettant l’accent sur l’hygiène.

Encore Canada informe les membres de son équipe sur les procédures de nettoyage améliorées. Nous faisons cela pour aider à stopper la propagation des germes tout en nous efforçant de renforcer notre engagement en matière de sécurité.

Les chevalets indiqueront quand l’équipement a été nettoyé, en accordant une attention particulière aux articles très utilisés tels que les microphones, les claviers, les présentateurs sans fil et les marqueurs.

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