Dans le monde de l’événementiel, nous sommes parfois confrontés à une demande si grande qu’elle semble inimaginable. C’est le cas de Chris Baker, directeur régional d’Encore, qui supervise les succursales de l’Alberta au Canada.
Tout a débuté par un appel d’offres inattendu du Conseil des évêques catholiques du Canada (CECC). Ils ont demandé à Encore Canada de leur soumettre une proposition liée à la visite du pape François. La demande : créer cinq événements papaux dans cinq emplacements uniques et complexes. Les cinq événements se dérouleraient sur une période de trois jours. Le CECC prévoyait que les événements attireraient plus de 200 000 personnes pendant cette période.
Lorsque le CECC a attribué le projet à Encore, 45 jours s’étaient écoulés avant le premier événement. Au moment de la signature du contrat, l’équipe Encore ne disposait plus que de 30 jours pour concevoir, produire et réaliser officiellement les événements. Voici l’incroyable témoignage de Chris. Poursuivez votre lecture ou cliquez ici afin de visionner la vidéo.
Le défi ultime
Les tournées papales étant exceptionnelles, les attentes à l’égard de cette tournée étaient élevées. Celle-ci ayant pour but de délivrer un message important, le pape François a intentionnellement voulu visiter des emplacements éloignés où les gens n’auraient peut-être pas eu l’occasion d’assister à un événement papal. L’équipe de Baker a été chargée de la stratégie et de la conception de l’événement, de la mise en place et de la gestion de tous les éléments de production et de technologie événementielle pour des emplacements et des événements différents et complexes. La plupart des événements étaient concentrés autour de la ville canadienne d’Edmonton. Certains des établissements sélectionnés n’étaient pas des établissements partenaires, et peu d’entre eux avaient été construits pour accueillir le nombre de participants prévu, ce qui signifie que l’infrastructure était limitée, voire inexistante. L’emplacement final de l’événement était si éloigné qu’il n’existait aucune route pour s’y rendre. En plus de tous les défis logistiques, stratégiques, créatifs et de production, l’équipe de M. Baker a dû trouver un moyen de transporter du matériel lourd dans dix palettes parfaitement emballées et pesées pour un vol de huit heures, soit un total de 12 à 16 heures pour l’équipe.
En outre, aucun des événements des cinq emplacements n’étant à peu près le même, nous avons parfois assisté à plus d’un événement par jour. Par exemple, le premier jour, l’équipe de Baker devait produire un événement matinal pour 23 000 participants à Maskwacis et un événement en présentiel pour 1 250 personnes à l’église du Sacré-Cœur à Edmonton, située à 60 miles de cette dernière, le même jour. Le jour suivant, le stade Commonwealth d’Edmonton accueillerait 75 000 personnes le matin. L’après-midi, un événement devait réunir 100 000 personnes au lac Sainte-Anne, à Stony Plain. Dans le minuscule village indigène d’Iqaluit, au Nunavit, le dernier événement de la visite papale de trois jours devait attirer 5 000 personnes.
C’est là que des décennies d’expérience dans la production événementielle de niveau international et une équipe expérimentée dans le développement et l’exécution de solutions événementielles de bout en bout aident Encore à répondre aux demandes. M. Baker et les équipes nord-américaines spécifiques à l’emplacement ont débuté par la visite et le parcous papaux dans leur ensemble, gardant les objectifs finaux et les emplacements à l’esprit. Ils ont collectivement entrepris de concrétiser cette occasion unique en son genre en faisant preuve d’une grande compréhension et d’un grand enthousiasme.
Des résultats extraordinaires
Jongler avec les exigences logistiques, le court délai de réservation et les besoins en personnel afin de réaliser les cinq événements a nécessité un travail d’équipe et une coordination minutieuse entre plus de 270 membres de l’équipe Encore à travers le Canada et les États-Unis. De plus, l’équipe de Baker a dû collaborer et satisfaire les besoins de différents clients et parties prenantes dans chaque emplacement, du CECC aux chefs de tribus locales.
M. Baker et son équipe ont décidé que la meilleure façon de gérer les exigences des événements consécutifs du premier et du deuxième jour était d’utiliser des équipes distinctes pour chaque emplacement prévu. Heureusement, Encore a accès à un vaste réseau de centaines de personnes expérimentées et qualifiées. Des équipes ont été acheminées quotidiennement en vue de fournir une assistance spécialisée pour les différents événements papaux.
Trois des cinq sites ont nécessité des travaux d’infrastructure pour accueillir les foules attendues. En raison de la notoriété de l’événement, il fut nécessaire de construire des installations médiatiques ainsi que des salles virtuelles sur la plupart des sites. Trois sites ont nécessité la création d’espaces de débordement pouvant accueillir jusqu’à 10 000 personnes. L’équipe de Baker a même construit des routes et fourni la distribution électrique pour permettre au matériel et aux personnes d’accéder à certains des emplacements uniques et non traditionnels requis pour l’événement.
Pour la plupart des événements, l’équipe de Baker a dû mettre en place de grands murs LED avec sonorisation en différé, une mise en scène, un éclairage et une couverture audio. En plus de la mise en scène ultramoderne et des différentes technologies utilisées pour les événements, Baker et ses équipes ont également géré les flux de diffusion et les flux en direct, de même que les besoins connexes en matière de réseau Internet.
Les cinq groupes de parties prenantes ont été satisfaits du résultat du travail d’Encore, lequel a permis au Pape de présenter son important message à plus de 200 000 personnes. Cela s’explique par le fait que M. Baker et ses équipes d’Encore en Amérique du Nord ont su trouver des solutions plutôt que de se heurter à des difficultés.
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