S’il n’est un secret pour personne que la pandémie a tout bouleversé dans le secteur de l’événementiel, elle a également apporté quelques avantages inattendus en cours de route.

Avant que COVID-19 ne devienne un titre quotidien, réfléchissez à ce qui rendait le secteur de l’événementiel unique dans l’esprit des étrangers :

    • Les organisateurs d’événements ont été classés parmi les professions les plus stressantes, au même titre que les pompiers et autres premiers intervenants.
    • Les « réunions ennuyeuses » et les « événements futiles » étaient les punchlines des entreprises.
    • Le secteur de l’événementiel et des lieux de manifestations est considéré comme le deuxième secteur le plus gaspilleur, après la construction.
    • Que devez-vous faire maintenant, en tant qu’organisateur d’événements ?

Résistez à l’envie de « revenir à la normale ». Cherchez plutôt à trouver des moyens de contribuer à la reconstruction de notre secteur d’une manière plus forte et meilleure.

 

Cessez de porter le stress comme un insigne d’honneur

Le stress tue. Il raccourcit votre vie, vous rend grincheux et n’est pas bon pour votre santé. Tout ce que cela va faire, c’est vous épuiser. Au lieu de cela, voici quelques conseils sur la façon d’éviter l’épuisement :

  1. Donnez la priorité à la santé mentale, physique, intellectuelle et spirituelle. Si vous ne prenez pas soin de vous, vous ne pouvez pas prendre soin des autres.
  2. Réservez un espace dans votre journée pour méditer, faire de l’exercice ou simplement ne rien faire.
  3. Fixez des limites quant aux moments où vous pouvez ou ne pouvez pas être joint et commencez à profiter davantage de vos soirées et de vos week-ends.

Se sentir débordé et faire face à l’épuisement par le stress peut sembler interminable. Heureusement, il ne s’agit pas d’une affection de longue durée et il existe des moyens de gérer l’épuisement professionnel. Suivez ces trois étapes pour vous aider à créer un environnement de travail plus positif et plus énergique, afin que vous et votre entourage ayez envie de travailler avec vous.

Encore offre des solutions d’événements telles que la gestion d’événements, de la conception au lieu et à la logistique. Ne gérez pas le stress des événements tout seul, engagez-nous pour vous aider à gérer votre prochain événement, quelle que soit sa taille.

 

Donner de l’importance aux réunions et créer des expériences qui transforment

Les gens doivent attendre vos événements avec impatience, et non les redouter. Mais trop souvent, les entreprises gèrent les événements comme elles l’ont toujours fait parce qu’elles ont perdu de vue le pourquoi et le comment de l’événement. Voici ce que vous pouvez faire, en tant qu’organisateur d’événements, pour aider.

  1. Travaillez avec vos parties prenantes pour définir la raison d’être de cet événement et ce que vous voulez que ses participants ressentent, disent et fassent après. Créez une expérience où les participants ont l’impression de pouvoir se connecter aux événements, par exemple en organisant des solutions de mise en réseau avant l’événement avec la plateforme Chime Live d’Encore. Encouragez les conversations avec le réseautage virtuel.
  2. Associez-vous à des fournisseurs, comme Encore, qui sont prêts à co-créer des expériences et à repousser les limites avec vous. Créez des événements ultimes en direct, virtuels ou hybrides avec nos experts en événements.
  3. Devenez centré sur le client afin de comprendre réellement les problèmes que vous essayez de résoudre pour vos participants. Restez curieux de ce qui se passe en dehors du secteur de l’événementiel pour trouver des idées sur la façon de faire les choses différemment.

Encore peut vous aider à créer des expériences mémorables accessibles à tous vos participants. Apprenez-en plus sur la planification d’événements accessibles avec l’un de nos derniers articles de blog sur la façon de créer des événements hybrides et virtuels plus accessibles.

 

Réduire les déchets et utiliser les ressources à bon escient

Vous savez ce qui est mieux que le recyclage ? Ne pas générer de déchets pour commencer. Voici trois choses que vous pouvez faire pour réduire l’empreinte carbone de vos événements en personne et quelques idées d’événements écologiques.

  1. Réduisez la distance que les participants et le matériel doivent parcourir en planifiant des événements régionaux, virtuels et/ou hybrides, et en achetant localement. Les plus gros générateurs d’empreinte carbone liés aux événements sont les voyages en avion et les expéditions. Tenez compte de l’impact durable que votre événement peut avoir sur l’environnement. Allez-vous organiser un événement en intérieur ou trouver un lieu d’événement en extérieur ? L’énergie, le transport et la gestion des déchets sont autant de facteurs à prendre en compte lors du choix de votre lieu.

  2. Réutilisez les ressources chaque fois que possible et évitez l’usage unique de quoi que ce soit.
  3. Demandez aux lieux où se déroulent vos événements et aux fournisseurs de vous parler de leurs initiatives en matière de durabilité et utilisez-les.

N’oubliez pas de partager vos réussites ! Utilisez #WeMetThere pour raconter comment vous reconstruisez le secteur mieux qu’il ne l’était auparavant.

Selon vous, qu’est-ce que le secteur doit encore arrêter ou commencer à faire ? Marquez @encore sur les réseaux sociaux et partagez vos idées avec nous.

Source: Triple Pundit, Green Meetings: International Sustainability Standards for the Convention and Exhibition Industry, By Thomas Schueneman, Dec. 20, 2012

It happens to everyone. The holiday season creeps up on us and before you know it, it’s November! For us event planners, that usually comes with the annual task of planning a corporate holiday party.

We always want to keep both our stakeholders and attendees happy. So here comes the million-dollar question: how can I make my party different than last year. Even if you’ve already booked your venue, it’s not too late to add some last-minute ideas to make your holiday party stand out and keep your guests talking about it well into the new year.

Light it Up – Depending on how big your party – and your budget – is, lighting is the easiest and most effective way to add décor to your event. If your guest list is rather small and intimate, tasteful string lights carried throughout the ceiling would be a nice touch to add a twinkle effect. Or, if you have a large space for a lot of people, you can really knock it out of the park and video map a snowy winter background across the walls to give that true holiday party feel.

Add an Instagram Wall – One of the most fun and trendy additions, a decorative wall to take Instagram selfies and group snapshots is an easy way to get your party on social media. For the holidays, get creative with ornaments, greenery, or tinsel. You can even add props like reindeer ears, Santa hats, or party horns to engage your guests.

Bust a Move – What’s a party without music? This event is probably the one time of year everyone at your company can let their hair down together. Give your guests something to dance to with a curated playlist of tunes that’ll keep them going long into the night. Don’t forget to protect yourself from any legal issues by using music that is licensed for public performance. Playback music providers, such as PSAV Music, include the appropriate licensing and royalty fees. All you have to do is select the station (which is difficult enough!).

Keep the Menu Simple – Holiday parties are a great time for guests to mingle with coworkers they might not see every day. This year, forgo a plated meal and opt for a cocktail-style reception with food stations. Not only is it a great way to get your guests interacting in a mixer-style fashion, but it’s also an easy way to address food allergies and dietary restrictions.

Leave it to Your Venue Team – Because they’ve planned countless holiday parties in their space, developing a relationship with your onsite venue partner during the process is key. The experts on your venue team not only understand your vision, but can bring other ideas to the table that you may not have thought of before to add that extra spark. Just like the rest of your coworkers, you’ve worked hard all year long. Don’t miss out on your own party by stressing over the details throughout the event!

The Wrap Up

The simplest additions to your holiday party can leave a lasting impression. Talk to your venue and AV team today about how you can incorporate these ideas to make your 2019 holiday party the best yet.