Cinq questions clés à poser à votre partenaire AV lors d’une visite de site

Lorsqu’il s’agit de choisir votre site événementiel, la visite de site est l’une des étapes les plus cruciales. Elle vous permet non seulement d’entrer physiquement dans l’espace et de visualiser votre événement, mais également de poser des questions pertinentes à l’équipe de votre site potentiel.

Malheureusement, beaucoup d’entre nous sont occupés à régler les détails des contrats d’espace et les minimums de nourriture et de breuvages, de sorte que le temps que nous passons avec les fournisseurs d’audiovisuel est souvent écourté. Lors de votre prochaine visite de site, n’oubliez pas de consacrer un peu de temps à votre partenaire audiovisuel et de lui poser les questions suivantes afin d’assurer la réussite de votre événement.

Que recommanderiez-vous pour accroître l’impact de mon événement en fonction de mon budget ?

Si vous ne deviez poser qu’une seule question, ce serait celle-ci. En tant que planificateurs, nous avons bien sûr des idées dès le départ avec un tableau d’inspiration – mais personne ne connaît mieux l’espace que l’équipe chargée de l’expérience événementielle sur place. Lors de votre visite de site, discutez de votre vision et demandez ce que l’équipe ferait pour la concrétiser dans le cadre de votre plan et de votre budget.

Parce qu’ils ont travaillé sur de nombreux événements dans l’espace même où vous vous trouvez, ces professionnels peuvent s’inspirer de votre plan initial et l’améliorer, qu’il s’agisse de gréer les écrans différemment pour créer de nouveaux points de vue ou d’essayer de nouveaux plans de salle. Cette discussion peut changer l’orientation de votre événement et le propulser vers de nouveaux sommets.

Quels autres services offrez-vous ?

De nos jours, les sociétés d’audiovisuel couvrent bien plus de domaines que l’audiovisuel. Avec la téléconférence, la conception de contenu et l’internet événementiel, la même entreprise sera probablement en mesure de vous fournir presque tout ce dont vous avez besoin pour votre événement. Ainsi, avant d’entamer le processus fastidieux de recherche de devis pour des technologies supplémentaires, assurez-vous d’explorer la possibilité de faire appel à votre partenaire interne.

Existe-t-il de nouvelles technologies attrayantes que nous pourrions utiliser ?

C’est le vieux dicton « si vous ne demandez pas, vous ne pouvez pas savoir ». La technologie évolue rapidement, et il se peut que votre partenaire propose quelque chose de nouveau. Il s’agit peut-être d’une nouvelle application d’engagement mobile pouvant présenter la valeur ajoutée de la réunion à vos parties prenantes. Votre fournisseur sera ravi de vous parler de tous ses produits et services – vous n’avez qu’à demander !

Qui sera mon point de contact et quel sera son degré de participation ?

N’attendez pas d’avoir signé un contrat pour poser cette question (ou pire, d’être en situation de crise le jour même). Demandez d’emblée quelle est la taille de l’équipe et qui s’occupera des différentes composantes de votre réunion. Il est également utile de savoir si l’ensemble de l’équipe sera sur place ou s’il existe une équipe délocalisée (par exemple, dans le cas de l’internet), afin que vous sachiez exactement à quoi vous en tenir avant la réunion.

De quelles informations avez-vous besoin ?

La communication est une voie à double sens, et il se peut que votre partenaire ait des questions à vous poser pour faire germer de nouvelles idées. Veillez à ouvrir le dialogue et à vous assurer que votre partenaire ait une parfaite compréhension de ce que vous tentez d’accomplir, afin d’éviter toute complication par la suite.

Informations à retenir

En posant ces questions à votre partenaire événementiel lors de votre visite de site, vous pourrez vous fier à votre décision lors de la sélection du site, et vous assurer que l’événement se déroulera sans accroc dès le départ, avec une équipe comprenant bien vos objectifs.