Simplifiez la complexité des événements : trois façons de tirer parti des avantages procurés par un partenaire de production événementielle.

Le meilleur partenaire de production événementielle vous accompagnera, vous et votre équipe, dès le début – il apprendra à connaître les objectifs, l’historique et les caractéristiques de votre événement et élaborera avec vous une stratégie événementielle. Comprendre les raisons de votre rencontre et ce que vous essayez de réaliser l’aidera à formuler des recommandations sur la meilleure façon de donner vie à votre vision.

Si ce partenaire peut tout gérer, de la conception créative/la mise en valeur de la marque jusqu’aux décors/à la scénographie, en passant par le contenu, le soutien aux présentateurs, la production et la technologie sur place sur place,

alors vous n’avez pas à vous soucier de devoir répéter votre vision à chaque fournisseur. Votre partenaire de production événementielle comble cette lacune, en veillant à ce que tous les éléments disparates de votre événement soient réunis en un seul endroit bien coordonné et doté d’une bonne communication, conçu pour vous aider à atteindre les objectifs de votre événement. Un fournisseur unique est également synonyme d’absence de surprises : Il garantit que les logiciels sont à jour, que les présentations audio et vidéo sont synchronisées, que les unités d’alimentation sans interruption (SSO) et les API sont intégrées, et plus encore. Cela permet d’éliminer de nombreux obstacles à l’appréciation des participants lorsque l’infrastructure technique est bricolée entre différents fournisseurs.

L’alignement est d’autant plus optimal si votre partenaire entretient des relations avec l’établissement partenaire. Les partenaires intégrés à votre site événementiel peuvent faciliter les relations avec l’équipe du site et l’aider à s’aligner sur la stratégie de votre événement, l’expérience souhaitée par les participants ainsi que vos objectifs. Les partenaires sur place sont également en mesure d’identifier les défis potentiels et de proposer des solutions pour anticiper vos besoins. Par exemple, leur connaissance approfondie et leurs relations avec les groupes de services hôteliers vous aident à optimiser l’agencement des salles, les installations, les rotations rapides, le déroulement des événements et l’horaire des pauses et des repas afin qu’ils soient synchronisés avec les autres événements organisés sur le site. Cela les aide également à résoudre les problèmes généralement rencontrés lors d’événements en direct. Cette optimisation et cet alignement entre tous les fournisseurs de votre événement amplifient la nature cohésive de votre événement, créant une expérience réellement mémorable pour vos participants ainsi qu’une expérience relativement sans stress pour vous et votre équipe.

Une fois que vous avez trouvé un partenaire de production événementielle avec lequel vous travaillez bien, engagez-le à travailler avec vous sur l’ensemble de votre portefeuille d’événements. Il sera en mesure de suivre les indicateurs importants par événement et par année démontrant comment votre travail contribue à la réalisation des objectifs de l’organisation. Ce partenaire audiovisuel peut également garantir la qualité, la facilité et la cohérence d’un événement à l’autre, tout en créant une économie d’échelle entre les établissements partenaires. Mieux encore, ils sauront déjà comment vous aimez travailler, ce que vous essayez d’atteindre et ce qui a fonctionné ou doit être amélioré d’un événement à l’autre, sans que vous ayez besoin de les éduquer. Ce type de relation permet une excellente expérience client se traduisant par des événements et des résultats exceptionnels, quel que soit l’endroit dans le monde où vous les produisez.

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