Comment planifier une assemblée générale annuelle hybride

avril 6, 2021
mkamel@psav.com

4 questions pour bien commencer

La majorité des événements se tournent vers le format hybride et il en va de même pour les assemblées générales annuelles (AGA) des entreprises. À partir du 1er janvier 2021, le gouvernement canadien a ordonné que les règles normales s’appliquent pour la convocation d’une AGA et la présentation des états financiers, contrairement aux délais de prolongation de l’année dernière.

Cela signifie que « selon la loi, toutes les entreprises incorporées au niveau fédéral, les organismes à but non lucratif et les coopératives doivent chaque année tenir une assemblée générale annuelle des actionnaires ou des membres. » Bien que le gouvernement reconnaisse que la tenue d’une AGA en personne pendant la pandémie irait à l’encontre des consignes de la santé publique, le gouvernement canadien a recommandé, en attendant les ajustements légaux, que les organisations envisagent une réunion virtuelle ou hybride comme alternative.

Alors, en quoi consiste exactement une AGA hybride ?

Une assemblée générale annuelle hybride compte à la fois des participants présents dans la salle et des participants en ligne via une plateforme d’événement virtuel. Comme tout type d’événement hybride, c’est la combinaison de l’expérience en salle et en ligne qui le rend hybride.

Ces deux groupes de participants incluent aussi bien les actionnaires que le conseil d’administration de la société et les autres parties prenantes. Par exemple :

  • Le conseil d’administration ainsi que certains participants sont présents dans la salle, tandis que les autres participants assistent à la réunion en ligne.
  • Le conseil d’administration est partiellement ou entièrement en ligne, tandis que certains participants sont présents dans la salle et que les autres assistent à la réunion en ligne.
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Contrairement à d’autres événements électifs, les AGA sont une obligation légale pour les sociétés cotées en bourse et s’accompagnent d’un ensemble unique d’exigences. Ce nouveau modèle hybride soumet les planificateurs d’AGA à une toute nouvelle série de défis et de considérations.

Pour vous aider dans votre planification, voici quatre questions utiles pour savoir comment organiser une assemblée générale annuelle hybride.

 

Comment aborder la planification d’une assemblée générale annuelle hybride :

  1. Combien d’actionnaires et de présentateurs dois-je prévoir et où seront-ils localisés ?

Les deux premières parties de cette question peuvent se résoudre facilement. Une fois que vous avez déterminé le nombre maximum de participants éventuels, vous devez considérer vos taux de participation moyens ainsi que la capacité de votre salle, en tenant compte des exigences de MeetSAFE.

Compte tenu des restrictions actuelles en matière de déplacements, vous devriez permettre à une plus grande partie des actionnaires et des participants d’assister virtuellement à la réunion. De même, les membres de votre conseil d’administration et les autres intervenants peuvent choisir d’assister en personne à la réunion ou virtuellement via un flux en direct ou une vidéo préenregistrée.

La connaissance de ces données vous aidera à choisir votre établissement partenaire ainsi qu’à déterminer la plateforme et les besoins d’hébergement requis pour votre événement virtuel.  Par exemple, un auditoire virtuel de seulement 20 personnes nécessite beaucoup moins de puissance et de support technique qu’une AGA de 10 000 actionnaires avec des participants en diffusion continue depuis différents sites.

Une fois que vous saurez combien de participants assisteront à l’événement en ligne et combien y assisteront en personne, vous pourrez mieux établir la base de vos exigences techniques avec votre partenaire de production d’AGA hybride.

  1. Quelles sont les exigences de participation à l’AGA dont je dois tenir compte ?

La clé pour tenir une AGA hybride de manière efficace est d’utiliser une technologie hybride qui ne perturbe pas l’expérience en salle et en même temps encourage l’interaction des participants virtuels. Comme nous l’avons mentionné précédemment, le fait de savoir combien d’actionnaires assisteront en personne ou en ligne vous aidera à déterminer quelle solution virtuelle répondra le mieux à vos besoins.

Avec de nombreuses solutions disponibles, trouver la plateforme d’événements virtuels qui répond à vos besoins peut sembler insurmontable. La première chose à faire c’est demander au responsable de la technologie événementielle de votre établissement partenaire si celui-ci en a une à offrir. Encore Canada est présent sur plus de 200 sites à travers le pays et dispose d’une plateforme d’événements interactive primée, Chime Live. Cette plateforme a déjà été utilisée pour des centaines d’AGA hybrides et virtuelles dans le monde entier.  Elle offre une expérience virtuelle, engageante, flexible et soutenue par une équipe d’experts. Elle associe la diffusion en continue de vidéos haute définition à une série de fonctionnalités interactives telles que le vote en direct, le vote sécurisé, les questions-réponses, les biographies des présentateurs, les solutions réseaux, la documentation et bien plus encore. Il est important de noter que Chime Live dispose de tous les protocoles de sécurité nécessaires pour être conforme à la législation concernant l’organisation d’assemblées générales en ligne.

Puisque du contenu sensible de l’entreprise est partagé et que des décisions importantes sont prises pendant les AGA, vous aurez besoin d’une plateforme ou d’une solution intégrée qui prend en charge les inscriptions virtuelles sécurisées.  Ainsi, vous vous assurerez que les bonnes personnes assistent à la réunion et votent. Votre partenaire de production de l’AGA sera en mesure de fournir une solution permettant de gérer le tout en personne et virtuellement.

Si l’entreprise souhaite partager des documents, des vidéos et d’autres rapports d’entreprise, vous devrez réfléchir à la manière dont les participants y auront accès, qu’ils soient présents ou en ligne. De plus, vous pouvez inviter les participants à répondre à un sondage d’opinion sur l’expérience vécue et à suggérer des améliorations. Nous vous recommandons d’adapter ces questionnaires aux différents publics (en personne ou en ligne), car certaines questions ne seront pas pertinentes pour chaque auditoire. Une plateforme comme Chime Live peut vous fournir deux versions du sondage afin que vos groupes d’auditoire y aient accès numériquement.

Des sessions de vote et de questions-réponses (Q&R) sécurisées sont généralement requises lors des AGA. Votre plateforme d’événement virtuel devra être en mesure de faciliter ces opérations avec tous les protocoles de sécurité et de modération en place. Par exemple, la limitation du vote aux seuls membres autorisés à voter et la possibilité de voter de manière anonyme. L’avantage d’un système de vote en ligne est que vos actionnaires en personne peuvent voter à l’aide d’un appareil connecté à Internet, comme une tablette ou un smartphone. De même, pour la session de questions-réponses, plutôt que de courir dans la salle en partageant un microphone, ce qui va à l’encontre des règles de sécurité du COVID, les actionnaires présents dans la salle peuvent poser leurs questions en utilisant la fonction de Q&R virtuelle de la plateforme virtuelle. Nous recommandons qu’un modérateur désigné ou un concierge virtuel vérifie les questions avant de les envoyer en direct à l’écran.

  1. Quels sont les défis auxquels les actionnaires ou les membres du conseil d’administration pourraient-ils faire face ?

Les défis peuvent aller des problèmes de bande passante à la programmation du contenu dans des fuseaux horaires différents. C’est particulièrement délicat lorsque vos actionnaires sont internationaux. Dans ce cas, il y aura sans doute un décalage (retard) à prévoir, détail que vos présentateurs et opérateurs doivent connaître à l’avance. Il est essentiel que les présentateurs ou les opérateurs en direct disposent de ces informations lorsqu’ils recueillent les réactions du public, par exemple lorsqu’il s’agit de chronométrer une question de sondage et de déterminer combien de temps elle restera ouverte.

Les participants sur le site veulent avoir la certitude que leur santé et leur sécurité sont notre priorité absolue. En raison des récentes adaptations du secteur de l’événementiel pour lutter contre le COVID-19, cela restera un enjeu important pendant un moment. Le programme de pointe MeetSAFE d’Encore fournit les meilleures pratiques en matière de conception et de réalisation d’AGA et d’événements de tous genres, dans des conditions sécuritaires. Ces lignes directrices garantissent que les événements sont organisés en toute sécurité dans le paysage changeant des réunions et événements en direct, virtuels et hybrides. Les directives ont été élaborées en tenant compte de quatre domaines clés de la conception et de la réalisation d’événements :

  • Aménagement de la salle
  • Circulation
  • Améliorations technologiques
  • Directives de nettoyage.

Soyez prêt à poser ces questions à votre partenaire de production d’événements et à lui demander comment il peut contribuer à atténuer les défis en ligne et en personne, afin d’assurer une expérience gagnante aux participants de votre AGA. La bonne nouvelle, c’est que l’un des plus grands avantages d’une AGA hybride réside dans la possibilité d’inviter certains actionnaires à participer en ligne, au cas où les restrictions changent sans préavis. 

L’ajout d’un élément virtuel peut être, toutefois, déconcertant à la fois pour la planification et pour les participants. Nous vous encourageons vivement à vous associer à une compagnie de production expérimentée, capable d’assurer les répétitions, la gestion de la scène virtuelle et le support technique sur place. Même le concept d’un événement hybride conforme aux directives COVID-19 est difficile à imaginer pour ceux qui ne connaissent pas ce modèle. Si vous avez des difficultés à faire accepter le concept d’AGA hybride par votre conseil d’administration, envisagez de leur présenter un rendu 3D réaliste de l’événement.

La sécurité est l’un des éléments les plus importants lors de l’organisation d’une AGA hybride. S’assurer que votre plateforme virtuelle est sécurisée, ainsi que tout logiciel intégré (si vous faites appel à un fournisseur tiers), est essentiel pour l’intégrité de l’entreprise et le succès de l’AGA. Un fournisseur expérimenté de technologie d’AGA hybride aura déjà mis en place toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de l’AGA, des plateformes anti-piratage aux protocoles de sécurité stricts, en passant par les réseaux sécurisés basés sur le cloud. L’enregistrement de l’événement est une autre mesure de sécurité qui permet à l’AGA d’être instantanément vérifiée, ce qui permet un examen complet de l’événement et la possibilité d’identifier les activités et la présence de chaque membre. Par courtoisie, vous devriez informer tous les participants au début de l’AGA que l’événement est enregistré pour des raisons de sécurité. Parlez à votre partenaire en technologie événementielle pour connaître les protocoles de sécurité qu’il a mis en place pour ses plateformes.

L’accessibilité est un autre élément important pour garantir que votre AGA réponde aux besoins spécifiques de tous les participants. Il existe toute une série de fonctionnalités d’accessibilité qui peuvent s’intégrer à l’expérience en salle ainsi qu’à la plateforme de l’événement afin de s’assurer que chacun est pris en compte. Il peut s’agir d’un simple réglage du zoom, du contrôle audio, de la taille de la police de caractères, mais aussi de la langue des signes, de la traduction et du sous-titrage. Discutez des options avec votre partenaire de production pour voir ce qui convient aux parties prenantes de votre entreprise.

  1. Comment les membres du conseil vont-ils diffuser leur contenu ?

La nature des événements hybrides signifie que vous devrez prévoir des services de production sur le site ainsi qu’en ligne. En fonction de la façon dont les membres de votre conseil d’administration souhaitent se présenter, vous devrez envisager la conception de la scène ainsi qu’une toile de fond virtuelle pour ceux qui se présentent virtuellement. Les restrictions étant toujours d’actualité, veillez à respecter le plan de sécurité COVID-19 de votre établissement partenaire et de son responsable de la production d’événements lorsque vous concevez l’aspect de la scène, afin de garantir un espacement adéquat, des mesures d’hygiène, etc.

Par souci de cohérence, il est préférable que les conceptions de scène se ressemblent. Alors que vous êtes limité à ce qui est disponible pour l’apparence de la scène en salle, les scènes de présentation (presentation stages) ont la capacité d’incorporer une gamme de ressources numériques dans les images de fond, telles que des vidéos intégrées, des graphiques animés, des microsites et plus encore. Ils peuvent même changer d’apparence en fonction du sujet de la présentation. La scène de présentation de base se compose généralement d’une image de fond statique ou d’un écran vert et d’un bureau avec le présentateur et l’équipe de production. Vos intervenants ont la possibilité de diffuser leur présentation en direct ou de la préenregistrer et de l’héberger sur la plateforme virtuelle. Si vous cherchez quelque chose qui se démarque, Encore a également lancé une variété d’environnements de scène de présentation qui varient en taille, en technologie et en options de contenu personnalisé. Bien qu’il soit extrêmement percutant, ce type d’environnement nécessite un temps de répétition et de production avant votre AGA.

Pour une expérience de planification et de production optimale, nous vous recommandons vivement de faire appel à des spécialistes de la technologie événementielle capables de fournir des services de production virtuels et en direct. Cela signifie que non seulement vous bénéficierez en salle d’une mise en scène et d’un support de haute qualité, mais également d’une expérience virtuelle sans faille grâce à l’étroite collaboration de leurs équipes numériques.

Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de rendre le contenu disponible à la demande. Cela permet d’une part d’assurer la longévité de votre contenu et d’autre part d’archiver l’AGA à des fins de vérifications comptables.

Les points à retenir – Les AGA hybrides sont là pour rester.

En fait, 88 % des participants à l’événement « AGA du futur » de Lumi Global pensent que les assemblées générales annuelles seront principalement hybrides ou virtuelles.

Une assemblée générale annuelle hybride offre une solution pour que les parties prenantes de votre entreprise se sentent connectées, tout en permettant à tous les actionnaires d’y assister malgré des restrictions changeantes. Répondre aux quatre questions ci-dessus est un bon point de départ pour organiser une AGA en salle, en mode hybride ou en mode virtuel. En vous armant de réponses détaillées, vous serez en mesure de mener des discussions avec d’éventuels fournisseurs de services de production. Choisissez une entreprise de production d’événements expérimentée offrant un service complet qui vous guidera tout au long du processus de planification et vous fournira un service sans faille pour tous vos besoins.