3 outils simples pour la conception d’événements
- La cartographie des parties prenantes
Pour bien concevoir un événement, vous devez comprendre les enjeux de ses parties prenantes. On dit qu’on peut parfois plaire à certains, mais jamais à tout le monde — et c’est très vrai. Cette méthodologie en quatre étapes vous permet de définir les parties prenantes qui auront le plus d’influence sur votre événement, en dehors des considérations habituelles de poids financier et de hiérarchie.
Étape 1 : Pendant cinq minutes et sans donner de justification, faites la liste de toutes les personnes qui pourraient être concernées par l’événement, de quelque manière que ce soit. Écrivez leur nom sur des papillons adhésifs et placez-les dans la première section du tableau (voir ci-dessous). On lit à voix haute les noms inscrits sur les papillons à mesure qu’on les appose, mais les suggestions ne doivent être ni discutées ni justifiées.
Étape 2 : Pendant une minute et toujours sans discussion, placez les parties prenantes sur la matrice, selon leur pouvoir décisionnel (peuvent-elles contrecarrer la tenue de l’événement ?) et leur intérêt (veulent-elles être impliquées dans la conception ? Ont-elles des enjeux précis liés à l’événement ?). Ensuite, l’équipe peut discuter et débattre de la position des papillons pendant cinq minutes.
Étape 3 : Arrêtez la discussion et demandez à l’équipe de définir un objectif global à l’événement. Celui-ci doit être court et décrire le but à atteindre. Qu’est-ce qui fera le succès de l’événement ? Passez ensuite à la dernière étape.
Étape 4 : Réévaluez la position des parties prenantes sur la matrice d’après l’objectif global que vous avez défini. Cela vous aidera à valider les parties prenantes du quadrant supérieur droit (Haut pouvoir décisionnel/Intérêt élevé) : elles sont votre cible prioritaire, car ce sont d’elles que dépendront le plus le succès de votre événement.
- Le tableau-bilan
Cet outil s’avère très efficace à l’heure de faire le bilan d’un événement. Il permet à l’équipe d’évaluer des événements passés pour définir des axes d’améliorations pour les prochains, en intégrant le principe du retour sur investissement.
Étape 1 : faites la liste de tout ce qui s’est bien passé, directement sur le tableau ou sur des papillons adhésifs
Étape 2 : faites la liste de ce qui ne s’est pas bien passé
Étape 3 : associez une action à chaque élément des deux listes (à conserver, à supprimer, à mettre au point, à améliorer, à écarter…)
La boîte à idées hiérarchisée
Des esprits libérés naissent les meilleures idées — réfléchissez donc sans contrainte. Dans un remue-méninges, il n’y a pas de mauvaises idées; il faut toutes les noter, même celles qui sont hors budget (l’une d’elles pourrait déboucher sur LA bonne idée mini-budget, maxi-effet). Évidemment, quand beaucoup d’idées émergent, il peut être difficile de faire le tri. Il sera donc nécessaire de les évaluer, d’après les contraintes de temps et de budget.
Étape 1 : Organisez un remue-méninges et notez toutes les idées qui pourraient répondre à votre besoin (utilisez des papillons adhésifs). Il peut s’agir de technologies, de décor, de nourriture ou d’autres éléments. Ne disqualifiez rien en raison de temps, de budget ni de difficulté d’exécution.
Étape 2 : Répartissez les idées dans la matrice de hiérarchisation ou organisez-les en lots : Bas coût/Faible difficulté, Bas coût/Haute difficulté, Coût élevé/Faible difficulté, Coût élevé/Haute difficulté.
Étape 3 : Évaluez ensemble les idées les plus efficientes qui généreront le meilleur rendement des investissements.
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