Six étapes clés pour susciter l’intérêt des participants à votre événement hybride

mai 26, 2021
mkamel@psav.com

Vous avez besoin d'aide pour susciter l'intérêt des invités lors de votre prochain événement ? Voici six étapes.

Ce qui a commencé comme un pivot rapide vers des événements virtuels dans les premiers stades de la pandémie s’est maintenant transformé en événements hybrides, et on s’attend maintenant à ce que les événements hybrides continuent à être un format habituel longtemps après la fin de la pandémie. L’étude Encore Planner Pulse, achevée en avril, montre que « susciter l’intérêt des participants en personne et à distance lors d’événements hybrides » est le défi le plus important auquel sont confrontés les professionnels des réunions.

Lors de la planification d’un événement hybride, il faut tenir compte de deux auditoires distincts : les participants en salle et les participants virtuels. Par conséquent, en tant que professionnel de l’événementiel, vous devez redoubler d’efforts pour faire participer tout le monde. Il y a un fossé entre les deux expériences : certains seront sur place, d’autres non. Comment pouvez-vous vous assurer que chaque groupe de participants soit impliqué? En quoi consistera le succès de votre événement ?

Lorsque nous pensons à l’auditoire hybride, nous imaginons comment passer de la diffusion de contenu à l’engagement réel des participants. Si vous vous contentez de leur fournir des informations, il se peut qu’ils écoutent ou lisent, mais il s’agira d’une expérience passive dont ils ne tireront peut-être aucun enseignement.

Il y a six étapes claires qui vous aideront à capter l’attention de vos participants, où qu’ils soient, et à les faire passer du mode informé au mode engagé pour un événement hybride réussi.

Première étape : l’ordre du jour

La première étape pour susciter un plus grand intérêt est de fixer des attentes. Disposer d’un ordre du jour sur votre plateforme est une première étape facile et permet à chacun de savoir à quoi s’attendre et où il doit se trouver au bon moment.

Deuxième étape : contenu et messages

Mettez en place du contenu contextuel à l’ordre du jour, tel que des présentations, des informations secondaires et des biographies d’intervenants, afin de familiariser les participants avec le contenu de chaque présentation. Des messages peuvent être envoyés à des groupes de participants ou individuellement par le biais de la plate-forme, afin de préparer ou d’inciter les participants à se joindre à une session spécifique.

Troisième étape : clavardage et forum

Vient ensuite le volet « réseautage ». En tant que participant, je suis au bon endroit et j’ai accès à un contenu de qualité. Mais puis-je en apprendre un peu plus sur un sujet en discutant avec d’autres participants ? Tout en assistant à une présentation, les participants peuvent simultanément créer un réseau et interagir grâce aux fonctions de clavardage et de forum. Ils peuvent ainsi élargir leurs connaissances et discuter activement avec des experts et des cohortes.

Quatrième étape : questions, commentaires et sondages

Il s’agit d’outils favorisant l’engagement et qui offrent aux présentateurs la possibilité d’entrer en contact avec les participants pour encourager le dialogue et l’interaction en direct. Même s’il n’y a pas de liaison audio ou vidéo bidirectionnelle, les participants virtuels peuvent contribuer au succès d’un événement hybride en donnant leur avis au moment même, en ajoutant leur opinion à des sondages et en posant aux présentateurs des questions en direct auxquelles les autres participants pourraient vouloir entendre les réponses.

Cinquième étape : interactivité

Votre événement hybride doit être interactif pour susciter l’intérêt de vos participants. De nombreuses études montrent que si un orateur parle pendant une présentation de 60 diapositives, votre public aura du mal à rester concentré (ou s’endormira). Via la suite interactive de la plateforme Chime Live, les idées sont tirées des esprits présents dans la salle ou à la maison, et sont utilisées pour perpétuer et/ou enchaîner sur différents sujets, afin de maintenir les participants impliqués et intéressés.

Sixième étape : diffusion continue en direct

Enfin, il y a la diffusion continue en direct. Vos présentateurs doivent faire preuve d’énergie et d’enthousiasme pour leur contenu. Nous vous recommandons de travailler avec leurs traits de personnalité existants pour obtenir les meilleurs résultats. S’ils sont naturellement humoristiques, encouragez l’utilisation de l’humour. Les visuels et les graphiques de mouvement, y compris les intercalaires des présentateurs et les rappels vidéo, empruntent des techniques utilisées pour la télévision et Netflix, afin de créer un environnement de diffusion plus riche.

Pour en savoir plus sur la manière de susciter l’engagement lors des événements hybrides, visionnez l’enregistrement de la session ProEDge avec Chris Bryant, directeur des comptes mondiaux chez Concise.