Les planificateurs prennent le pouls de la reprise de l’industrie

L’année 2020 étant heureusement dernière nous, l’industrie des réunions et événements se remet tranquillement sur pied suite à l’impact de la COVID-19. Les organisateurs et participants sont prêts à renouer avec les événements en personne et l’optimisme quant à une reprise complète est en hausse. Entre-temps, la demande d’événements hybrides augmente et devrait devenir un format d’événement courant dans un avenir rapproché.

Comment continuer à nous adapter à cette nouvelle normalité ?  En novembre 2020 et à nouveau en avril 2021, nous avons interrogé par sondage nos clients organisateurs de réunions afin de mieux comprendre les pratiques et les défis liés aux événements. Grâce aux commentaires reçus de plus de 3400 planificateurs d’événements, nous avons identifié les principales tendances et idées pour la planification d’événements hybrides et la façon dont les perceptions évoluent.

Qu’est-ce qu’un événement hybride?

Prenons un moment pour revoir ce que nous entendons par réunion ou événement hybride. Les événements hybrides intègrent la technologie aux pratiques événementielles traditionnelles pour créer de nouvelles formes d’expériences pour les participants et de nouveaux outils de diffusion de contenu. Il s’agit de toute réunion ou événement avec au moins un nombre minimal de participants en personne qui se connecte numériquement avec des participants dans un ou plusieurs autres lieux.

Par conséquent, alors que notre industrie continue de se rétablir, les événements hybrides sont une excellente occasion de réunir les participants dans un environnement en personne tout en permettant d’inclure les participants qui préfèrent participer virtuellement.

Adapter les habitudes des clients aux produits hybrides

Notre sondage du printemps 2021 a révélé que les délais des contrats s’allongeaient, alors que 73 % des planificateurs confirme leur contrat au moins 3 à 6 mois avant leur événement. Ce chiffre est en hausse de 17 % par rapport à notre sondage de l’automne 2020.

Cette augmentation dans le cycle de planification est logique si l’on considère l’ampleur que la planification d’un événement hybride exige. Dans le monde hybride, les planificateurs doivent tenir compte du fait qu’ils planifient désormais pour deux auditoires distincts, soit pour un public en personne et en virtuel. Ainsi, même si le nombre d’événements planifiés n’atteint pas le même volume que les événements en direct, une planification à l’avance est nécessaire pour garantir un programme bien élaboré pour ces deux audiences.

Première étape de l’adoption de la technologie hybride

Bien que le format hybride soit en croissance, son adoption en est à ses premières étapes. En novembre 2020, 31 % des personnes interrogées ont déclaré avoir tenu un événement hybride, la plupart des planificateurs étant issus des secteurs corporatifs, associatifs et sans but lucratif. Ce chiffre a augmenté de 2 % en 2021, avec un total de 33 % des répondants indiquant avoir planifié ou tenu un événement hybride en 2021.

En ce qui concerne les types d’événements qui sont mis en priorité pour l’hybride, notre enquête de 2020 révélait que les réunions et les formations de petite à moyenne envergure seraient les premières à adopter un modèle hybride. Cette tendance a depuis évolué pour y inclure les conférences, probablement en raison du sentiment de confort et de confiance que les planificateurs commencent à ressentir dans la planification et l’exécution d’événements hybrides plus divers et plus complexes.

Alors que les planificateurs continuent d’explorer et d’évaluer leurs options, lorsqu’il s’agit d’événements hybrides envisagés par les planificateurs, la réponse la plus répandue provenant des deux sondages est sur un site unique en présentiel avec des participants à distance (59 % en 2020 ; 61 % en 2021), alors qu’à partir de plusieurs sites en présentiel dans un même endroit (19 % en 2020 ; 20 % en 2021) vient en deuxième position.
C’est dans ce contexte que les espaces professionnels, dont les plateaux de diffusions d’Encore, jouent un rôle important. Munis d’une technologie de pointe et d’installations pour une grande variété d’événements en ligne, ces espaces de diffusion permanents et/ou temporaires permettent aux planificateurs de livrer des images professionnelles dans un environnement stylisé pour n’importe quel usage, partout dans le monde.

Les obstacles de l’hybride

Selon nos recherches, les principaux obstacles reliés aux événements hybrides commencent à se transformer. Si la sécurité reste le principal obstacle aux événements hybrides, notre enquête de 2021 a révélé une plus grande préoccupation concernant l’engagement des participants, la complexité de la planification et les coûts plus élevés reliés au format hybride.

C’est à ce niveau que le Manuel des événements hybrides d’Encore peut aider les planificateurs à surmonter ces obstacles. Notre manuel d’événements hybrides présente un plan de travail contenant six facteurs clés pour un événement réussi : l’environnement, l’expérience, l’engagement, la connectivité, le contenu et la production. La prise en considération de ces facteurs et de leur combinaison dans la création de votre événement hybride aura un impact direct sur la façon d’impliquer efficacement les participants à distance et en personne, de mieux planifier ces deux expériences distinctes et sur les priorités en matière de coûts dans votre production..

Planifier pour avoir un impact

Une chose dont nous sommes certains, c’est que les événements hybrides ne sont pas près de disparaître. Avec la croissance des événements hybrides, les planificateurs devront continuer à adapter leurs réunions à ce nouvel environnement et à comprendre les changements qui seront nécessaires d’apporter pour que les événements soient réussis.

Les délais devront continuer à être réévalués pour permettre une conception réfléchie. La demande d’un fournisseur unique pour les événements hybrides continuera à émerger et de nouvelles solutions, notamment les plateaux de diffusion d’Encore et les plateformes tout-en-un, ouvriront la voie.
De nombreuses organisations effectuent cette transition avec succès, contribuant à maintenir des millions de personnes engagées et actives. Pour en savoir plus sur la façon dont les entreprises profitent de la bonne combinaison de production et de technologie pour créer des événements hybrides convaincants, consultez nos études de cas.