Comment organiser un événement hybride avec un budget judicieux

La réalisation d’un événement hybride ajoute un niveau de complexité à la planification traditionnelle d’événements en personne. Les professionnels du monde de l’événement doivent penser à deux expériences événementielles séparées qui doivent pourtant être réalisées simultanément :

une pour ceux qui participent en personne et une autre pour ceux qui participent à distance. Mais vous n’avez pas nécessairement besoin de dépenser une fortune pour dédoubler votre expérience de réunion. Si vous vous demandez comment vous réussirez à monter un budget raisonnable pour vos événements hybrides, Matthew Johnsen, vice-président, Gestion de produits chez Encore, a quelques conseils qui pourraient vous aider à gérer, ou même réduire, les dépenses liées aux événements hybrides. 

Réduction variable des coûts 

Vous avez déjà un avantage, puisqu’il est maintenant très courant pour les professionnels de travailler à distance. « Avant la pandémie, je n’aurais jamais cru qu’autant de gens pourraient être aussi à l’aise avec les réunions hybrides, » dit Johnsen. 

Vous pouvez utiliser cette aise pour élargir le nombre de participants virtuels, tout en limitant le nombre de participants invités à venir sur place. « Lorsque vous réduisez le nombre de personnes qui viennent physiquement à la réunion, » rajoute Johnsen, « cela peut également réduire les coûts associés à la nourriture et aux déplacements. » 

Extensibilité 

L’extensibilité vous aide également à gérer les coûts. Examinez la portée et l’échelle des éléments de production virtuelle qui vous seront nécessaires pour atteindre les objectifs de votre réunion et investissez votre argent dans ce qui importe vraiment. 

« Une réunion hybride n’est pas nécessairement complexe. Ce peut être aussi simple qu’une réunion par Microsoft Team, » dit Johnsen. « Si ce n’est qu’une petite réunion, vous pouvez demander aux participants d’amener leurs propres portables et vous les placez autour d’une table de réunion. » Les participants en personne peuvent alors utiliser un logiciel de vidéoconférence standard comme, Zoom pour communiquer avec les participants à distance. Les coûts peuvent donc être plus raisonnables que ceux nécessaires pour le type de réunion en personne que vous avez peut-être organisé auparavant, avec des projecteurs, des microphones et de l’équipement audio. 

Si vous avez besoin de quelque chose d’un peu plus sophistiqué, ajoutez une caméra centrale et un écran dans l’espace de réunion en personne. « Les haut-parleurs et microphones qui n’auraient pas été nécessaires auparavant pour les réunions modestes le sont potentiellement maintenant que ces réunions doivent être diffusées. »  

Les réunions qui faisaient déjà appel à un équipement de diffusion ne sont pas affectées, ce qui représente aussi un avantage. « Si vous organisez une réunion qui requérait déjà auparavant un système audio, de l’éclairage et une caméra pour l’enregistrer, ces coûts n’auront pas changé, » explique Johnsen. « Cet événement à 50 000 $ ne passe pas soudainement à 150 000 $. Il est parfaitement possible qu’un encodeur représente votre seul coût supplémentaire [pour diffuser le contenu sur Internet]. »  

Vous aurez peut-être également besoin d’une connexion haute vitesse dédiée dans toutes les salles où le contenu est diffusé. Utilisez l’outil gratuit d’estimation de la bande passante d’Encore pour faire une estimation des coûts de vos événements à venir. 

Les trois catégories importantes 

Johnsen nous rappelle que les coûts liés aux événements hybrides tendent à se concentrer dans trois catégories clés : 

1. 1. Les coûts du matériel 
   2. Les coûts de la plateforme 
   3. Les coûts de l’équipe du virtuel 

Pour une petite réunion, les coûts du matériel seront probablement minimes. Les coûts encourus pour le matériel permettant de voir et d’entendre les participants et les conférenciers lors d’une réunion hybride seront équivalents aux coûts en audiovisuel pour une réunion en personne. Pour les réunions plus importantes où les sessions et les présentations faisaient déjà l’objet d’une production complète, un encodeur qui permet de diffuser simultanément le vidéo et l’audio sur l’Internet représentera probablement le seul coût supplémentaire. Dans certains marchés, par exemple Las Vegas, il pourrait y avoir des coûts supplémentaires de main-d’œuvre pour les opérateurs de caméra qui filment le contenu à diffuser en direct.  

Par plateforme, nous entendons ce que vos participants virtuels utilisent pour visionner le contenu diffusé ou pour interagir avec celui-ci. Pour de simples réunions et événements éducatifs ou informatifs, Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams peuvent suffire. Si vous voulez offrir une expérience plus engageante pour les participants, ou si vous voulez la personnaliser, vous pourriez vouloir vous tourner vers une plateforme qui vous offre davantage d’options. Le coût et les fonctionnalités varient, du libre-service à une production complète du contenu. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les options ou si vous avez besoin d’aide, c’est une bonne idée que de travailler avec une équipe comme Encore, qui offre un éventail de plateformes et de solutions de production. 

Encore peut également fournir l’expertise des membres de son équipe du virtuel, qui peuvent s’occuper de certaines tâches créatives, comme faire la conception des graphiques de bas d’écran et des animations graphiques pour le contenu diffusé, ou celle de son personnel de production, comme des gestionnaires de scène virtuelle, qui gèrent les conférenciers et assurent la coordination des éléments clés en arrière-scène. Les coûts de l’équipe du virtuel sont extensibles. Par exemple, si tout ce que vous voulez est une apparence professionnelle pour votre diffusion sur Zoom, vous n’avez probablement besoin que d’un designer graphique de présentation pour créer des cadres de marque pour les conférenciers et d’un ingénieur de diffusion qui pourra les superposer sur le contenu diffusé. Si par contre, vous diffusez de plusieurs endroits et que vous visez une qualité de niveau professionnel, vous aurez peut-être besoin de monter des studios temporaires à chaque endroit, qui devront être pourvus en techniciens.  

Générateurs de revenus potentiels 

Les événements hybrides peuvent générer des sources additionnelles de revenus qui permettent de compenser leurs coûts. Les plateformes virtuelles et hybrides, comme Attendee Hub de Cvent, Chime Live et Notified Virtual Event Platform, offrent toutes la possibilité d’inclure des commandites de marque et des moyens accrus de générer des revenus à partir des exposants et des commanditaires. 

La réutilisation de votre contenu représente une autre source de revenus. Si vous payez déjà pour assurer la qualité visuelle et sonore de votre contenu pour qu’il soit prêt à la diffusion, pensez à l’enregistrer. Avec un peu d’édition, toutes ces sessions peuvent être vendues en ligne ou rediffusées dans le cadre de sessions, de webinaires et d’événements virtuels payants.