Un exemple de production : La conférence des partenaires

juin 17, 2021
mkamel@psav.com

Comment un réseau multinational de services professionnels a amélioré l’engagement de ses participants grâce à la production

Trouver des moyens créatifs d’impliquer les participants dans un environnement virtuel a toujours été un défi. Aujourd’hui, alors que les réunions virtuelles et hybrides sont devenues la nouvelle norme, et que la lassitude à l’égard du zoom est en hausse, ce défi est devenu encore plus important.  

À la fin du mois de septembre, une organisation souhaitait que son événement surmonte la redondance des réunions en ligne et dépasse les attentes de son public en matière d’interactivité et de participation. Voici comment elle y est parvenue.   

Réunir les différentes parties prenantes 

Ce réseau multinational de services professionnels organise une conférence annuelle pour ses partenaires. Cet événement interne de deux jours réunit chaque année tous les partenaires du Canada dans un lieu non divulgué. Cette année, l’événement devait avoir lieu à Montréal, mais a dû être transformé en événement virtuel en raison de la pandémie. Les présidents de la conférence ont donc voulu s’assurer que l’événement virtuel était aussi intéressant et interactif que le programme en personne pour ses 850 participants. 

Favoriser l’engagement par la production  

Planification et préproduction 

Notre client a engagé Encore dès le début de son processus de planification, ce qui a permis aux membres de notre équipe de développer une compréhension profonde de son programme et de fournir des recommandations stratégiques en matière de production. Avec le niveau de production requis pour cet événement, Encore s’est assuré que les bons rôles étaient remplis pour les tâches requises, y compris un producteur de spectacle, un directeur créatif et une équipe de spécialistes techniques, numériques et de contenu. Avec la bonne équipe de production en place, Encore a pu s’assurer que l’attention nécessaire était accordée à la préproduction. En outre, Encore a pu donner des conseils sur la technologie et les calendriers de production. Ceci incluait la gestion des réservations de 2 Plateaux de diffusiond’Encore pendant 7 jours afin d’assurer des présentations, des panels et des répétitions impeccables.  

Éléments créatifs 

Custom chime live platform Network partner conference

Une autre dimension importante de la production de l’événement a été les éléments créatifs. Notre équipe de services créatifs  a assuré la direction créative du thème de la conférence et a formulé des recommandations sur la manière de l’intégrer dans l’ensemble de l’événement, afin d’en faire une expérience homogène et intéressante pour les participants. Cela incluait la production de vidéos – notamment la vidéo d’ouverture de la conférence – le développement de contenu pour le mur de LED et les présentations PowerPoint, ainsi que la gestion de contenu pour les sessions préenregistrées et les présentations en direct.  

Une technologie événementielle engageante 

Avec une solide compréhension de l’événement, Encore a été en mesure de recommander en toute confiance les bonnes solutions technologiques pour l’événement qui engageraient le public. Les 850 participants se sont connectés par le biais d’une plateforme Chime Live personnalisée, conçue pour correspondre au thème de la conférence. Les outils d’engagement comprenaient Slido d’Encore Canada pour le vote sécurisé et Video Networking Lounge, développé par Rally, pour les diverses sessions de réseautage au sein de la plateforme Chime afin d’aider les participants à se connecter et à reproduire l’expérience de réseautage d’un événement en direct. 

Network partner conference objective- image

Engagement maximal et niveau de production élevé 

À la fin de l’événement, le réseau multinational de services professionnels était ravi du déroulement de la conférence des partenaires. Le PDG et partenaire principal a commenté:  

« Une autre année de partenariat avec Encore Canada a donné lieu à une conférence très réussie. Bien que cette année notre cabinet ait dû passer à un modèle entièrement virtuel, l’équipe d’Encore a adopté le concept et a travaillé avec notre équipe interne pour assurer une participation maximale et une valeur de production élevée. Cette année, nous avons également élargi notre partenariat avec Encore pour inclure beaucoup plus de services créatifs, la production de notre vidéo « conférence d’ouverture » et l’utilisation de la plateforme Chime pour héberger notre diffusion continue en direct virtuelle. Nous avons fait appel à Encore dès le début du processus, ce qui a donné lieu à cette relation de conseiller de confiance que nous apprécions au sein de notre cabinet. » 

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