Nous l’avons constaté à chaque événement auquel nous avons participé : il y a un moment où un participant est frappé par ce qui ressemble à un rayon de soleil – son visage s’illumine, un sourire apparaît – et la réaction provoquée par l’interaction avec une expérience devient tangible. Certains appellent cela un moment « eurêka » – nous le connaissons comme le moment d’engagement menant à une amélioration du “retour sur expérience”.
Le “retour sur expérience” (ROE) est progressivement devenu un indicateur de plus en plus important du succès d’un événement. Lorsque les gens sont émotionnellement engagés, ils sont plus enclins à tirer du sens de leurs expériences et à se sentir connectés à celles-ci. Et nous savons que le ROE est important pour vous : dans notre récent rapport Planner Pulse, les organisateurs de réunions et d’événements ont indiqué que la production de contenu, les possibilités de personnalisation des expériences événementielles et les moyens de renforcer l’engagement figuraient en tête de leur liste de priorités.
Nous savons également que les participants aux événements sont attirés par la nouveauté et l’enthousiasme. Explorons donc ensemble les différentes options ! Voici comment créer et diffuser un contenu significatif, proposer des éléments de personnalisation qui trouveront leur place dans le cœur de vos participants et susciter l’engagement des personnes présentes à votre événement afin de créer des moments qui comptent.
Présentez un contenu propice à la connexion
Dans notre rapport Planner Pulse, 73 % des personnes interrogées ont déclaré qu’elles estimaient que « le contenu est très important pour mes événements ». Et nous sommes d’accord : la production de contenu est essentielle pour connecter les participants à l’objectif global de l’événement. Un contenu engageant et créatif a le pouvoir d’inspirer des expériences émotionnelles qui marquent nos esprits et nous aident à nous remémorer l’importance du moment.
L’une des premières questions que nous posons aux organisateurs est : « Quel est l’objectif de votre événement ? » L’objectif détermine les stratégies à adopter et les choix à faire en matière de conception. À partir de là, nous aidons à développer la thématique de l’événement afin de créer un récit événementiel bien ficelé. Un contenu de qualité, présenté de manière réfléchie et marquante, permet de relier tous les éléments entre eux, créant ainsi des parallèles entre l’expérience et le participant qui ajoutent une dimension personnelle au récit. Lorsque ce lien est établi, l’objectif est atteint.
Conseils pour communiquer les principaux points à retenir de votre événement :
- Structurez un récit cohérent. Chaque histoire que nous aimons, qu’elle soit racontée dans un livre, une pièce de théâtre, un événement ou un film, comporte une intrigue, des éléments culminants et des descriptions qui transportent le public dans un univers particulier. Il en va de même pour le contenu que vous produisez pour votre événement : tout réside dans la manière dont vous élaborez un message significatif et dont vous le transmettez. Tout comme les récits émouvants comportent des moments forts et des moments plus calmes, créez une connexion lors de vos ateliers éducatifs, présentations et sessions générales en intégrant vos principaux messages dans un récit reconnaissable ou original. Développer un récit incluant des images uniques, des contenus vidéo captivants et une interaction avec l’auditoire peut ponctuer efficacement votre narration.
- Séduisez votre public avec une présentation émouvante. Les gens veulent être impliqués, alors faites-les participer à l’expérience en leur proposant un contenu qui suscite une réponse émotionnelle. Les conférenciers sont les conteurs de l’événement, et ils ont souvent besoin d’aide pour capter l’attention et trouver le ton juste. Lorsque nous offrons du mentorat aux présentateurs, nous planifions des répétitions et des lectures de table afin d’examiner le déroulement du contenu et leur capacité à le présenter. À partir de là, nous les encourageons à parler comme s’ils avaient une conversation bidirectionnelle et à laisser l’auditoire sans voix. Un style conversationnel est expressif et sincère, et avec un support audio pour amplifier le son, il transcende le souci d’impressionner. Préparer les présentateurs à parler naturellement et à intégrer de l’interactivité dans leur discours crée un climat de confiance et attire l’attention.
- Orchestrez vos idées avec le bon concept. Les attentes des participants à un événement sont plus élevées que jamais, car des visuels saisissants et un graphisme dynamique sont désormais la norme. Une fois que nous avons déterminé les objectifs de nos clients, nous pouvons faire appel à notre studio MediaLab pour conceptualiser le contenu visuel, comme le graphisme, la production vidéo, les graphiques animés, la conception de logos, etc. Ces éléments définissent le cadre de l’expérience et prédisposent les participants à absorber le message que vous souhaitez véhiculer. Lorsque vous créez du contenu à intégrer au design, ce qui est communiqué doit refléter votre stratégie et amplifier ce design, et vice versa. Lorsque tout est en harmonie, cela se traduit par un engagement et une fidélisation accrus.
Tirez parti des outils événementiels qui améliorent l’expérience
Quels que soient la taille et l’étendue des activités de votre événement, la personnalisation est essentielle à son succès global. Avec 66 % des répondants au sondage Planner Pulse très attachés à la personnalisation, il convient d’envisager différentes façons d’impliquer les participants grâce à des offres uniques et personnalisées : opportunités de réseautage, apprentissage expérientiel, environnements plus inclusifs et accessibles grâce à des solutions technologiques innovantes qui respectent l’individualité.
Optimisez l’expérience événementielle de vos participants avec ces quelques astuces :
- Accueillez-les chaleureusement. Personnalisez chaque étape du parcours événementiel, en commençant par le commencement. Les murs de bienvenue sont un excellent moyen d’attirer l’attention des participants, de susciter des réactions émotionnelles et d’encourager l’interaction, tant en présentiel que sur les réseaux sociaux. Les applications d’inscription telles que Encore RSVP permettent un enregistrement simple et la personnalisation du programme de l’événement avec des messages personnalisés. Pour un mélange efficace de « haute technologie et convivialité », faites appel à un personnel d’accueil informatif afin d’aider les participants à s’orienter et de leur apporter un soutien humain pour les guider et enrichir leur expérience.
- Privilégiez l’inclusion des participants.
- Envisagez d’offrir une meilleure accessibilité avec le confort personnalisé d’espaces séparés permettant aux participants de suivre en direct les sessions importantes. De plus, les espaces de transition, tels que les couloirs, les halls et les foyers, où l’on peut consulter un aperçu ou un résumé des informations, permettent aux participants de faire des choix éclairés quant aux sessions auxquelles ils souhaitent assister. Si les participants doivent manquer une session, des outils d’IA tels que Snapsight fournissent un résumé du contenu de l’événement soulignant les points importants sans avoir à forcer les participants à se concentrer en permanence.
- Suivez le parcours des participants à l’aide de sondages. Afin de vous assurer que le contenu et la conception de votre événement correspondent aux attentes de votre auditoire, des applications de sondage telles que Slido, Chime Live et Chime Go, permettent aux participants de vous faire part de leurs commentaires en vue d’améliorer l’expérience sur place et pour les événements futurs.
- Améliorez l’accessibilité grâce à l’IA. De plus en plus de planificateurs utilisent l’IA ou réfléchissent à la manière d’intégrer des outils d’IA dans leurs événements. Plusieurs nouveaux outils d’IA passionnants contribuent à rendre les événements plus accessibles, comme Wordly, qui améliore l’engagement des participants en fournissant des services de traduction et de transcription.
Créons ensemble votre événement le plus captivant à ce jour
Lorsque vous choisissez de vous associer à nous, vous découvrirez que nous débordons d’idées pour rendre votre prochain événement plus attrayant grâce à des expériences personnalisées et un contenu captivant. En collaboration avec vous, nous élaborons la stratégie adéquate pour atteindre vos objectifs à l’aide de notre vaste gamme de solutions.