Le spectacle doit continuer !

septembre 13, 2021

Avez-vous déjà géré une conférence virtuelle à partir d’un lit d’hôpital ? C’était une première pour Heather Dow, directrice principale chez Events & Management Plus, Inc. Lorsque la possibilité d’être mise sur la touche par une blessure mettant sa vie en danger, lisez comment notre équipe d’Encore Canada l’a aidée à gérer l’un des plus grands événements de sa carrière sans que beaucoup de ses collègues ne sachent qu’elle était à l’hôpital.

Heather attribue une grande partie du succès de l’événement à son partenariat avec Encore.

Dans cet article, nous aborderons :

  • Ce qui peut mal tourner avant un événement.
  • La gestion des risques liés aux événements.
  • Comment récupérer votre événement après que les choses aient mal tourné.

Principaux points à retenir : comment planifier votre événement lorsque les choses tournent mal ?

Quels sont les problèmes qui peuvent survenir avant un événement ? 

Une blessure inattendue

Pendant plus d’un an, Heather a travaillé sur le projet « Insulin100 » de l’Université de Toronto, un colloque virtuel complexe réunissant des partenaires cliniques et industriels pour célébrer un siècle de découverte de l’insuline dans cette institution.

Quelques jours avant l’événement, au cours d’une difficile randonnée à vélo avec son partenaire Rob, Heather a volé par-dessus le guidon de son vélo sur une pente. Elle a atterri sur son épaule et ses côtes arrière et a glissé en bas de la colline avec son vélo sur elle. Elle pensait s’être seulement déboîté l’épaule.

Trois jours plus tard, elle a appris que ses blessures étaient bien plus graves : un poumon perforé et complètement affaissé. Il ne restait plus que trois jours avant l’événement !

Une tournure imprévue d'événements

Le niveau d’organisation supérieur d’Heather n’a pas pu aider à regonfler son poumon ou à guérir la déchirure. Les médecins ont prescrit du le repos au lit et l’ont branchée à un tube thoracique. Cela signifiait qu’elle devait assister à la répétition générale du mercredi depuis son lit d’hôpital.

    

Gestion des risques liés aux événements

Elle s’est appuyée sur le support de production étendu fourni par Encore.  

L’équipe Encore a pu aider à créer une expérience virtuelle :

  1. Créer et installer une salle verte virtuelle pour accueillir des conférenciers virtuels qui pourront discuter par vidéo avec Heather, afin qu’elle puisse mener ses affaires pendant sa guérison.
  2. Ils ont également fourni une expertise de production qui a amélioré l’expérience : ils ont veillé à ce que les photos soient prêtes pour tout orateur en retard.
  3. L’équipe de production a contribué à un résultat/exécution sans faille de la conférence virtuelle.
  4. Le producteur a revu l’expérience des participants à l’éducation, avec une plate-forme d’événements virtuels, afin qu’elle soit plus facile à gérer pour Heather. Au lieu d’un flux de conférenciers uniques simultanés, les participants ont pu profiter d’un panel interactif d’experts.

« J’ai vraiment apprécié la façon dont la directrice des opérations d’Encore, Daisy Ranger, était si calme et a pu se faire une idée de ce dont le client avait besoin alors que j’étais distraite par le chirurgien thoracique et les infirmières », dit Heather.    

« L’équipe a pris le contrôle de la situation et a fait des ajustements, comme la création d’un comité au lieu d’avoir des intervenants [uniques] simultanément. Elle a pris l’initiative de faire réaliser de nouvelles notes avec tous les intervenants. En fin de compte, ils ont fait en sorte que le client obtienne ce dont il avait besoin sans que j’aie à le diriger, ce qui était une touche très agréable. » 

Comment récupérer votre événement après que les choses aient mal tourné?

Une journée d’événement inoubliable

L’équipe de l’hôpital a également contribué à l’effort de collaboration pour produire un événement réussi qui a été diffusé en direct. Non seulement l’hôpital a veillé à ce que les radiographies d’Heather soient programmées avant les réunions et pendant les pauses, mais il s’est également assuré qu’elle mangeait, afin qu’elle soit physiquement en forme pour la vidéoconférence.  

Heather a apprécié la façon dont l’équipe Encore a su traité le client:

  1. Encore a vérifié que les conférenciers avaient les scripts et les outils nécessaires pour présenter confortablement.
  2. Ils ont également apporté de petites touches qui ont amélioré l’expérience : ils se sont assurés que des photos étaient disponibles pour les conférenciers en retard.

« Les délégués ont adoré le fait que l’événement consistait en une discussion de groupe avec quatre nouveaux experts, toutes les heures. C’était comme regarder The View toute la journée », dit Heather. Plus important encore, elle a apprécié de savoir qu’Encore la soutenait et qu’elle offrait une expérience d’événement exceptionnelle. Cela l’a aidée à se détendre et à se concentrer sur son rétablissement.”      

« Encore a montré que lorsque vous avez une excellente plateforme de diffusion, de grandes réalisations peuvent se produire. L’événement Insulin100 avait un aspect et une diffusion professionnels. Les participants, le corps enseignant et les conférenciers n’ont pas ménagé leurs éloges. Il n’y a eu que très peu de problèmes techniques parmi les 4 000 participants, et ils ont tous été réglés en temps réel. »

Les points essentiels à retenir : Comment planifier votre événement lorsque les choses tournent mal?

Les professionnels des réunions et des événements savent qu’il faut être prêt. Mais comme le montre l’expérience d’Heather, on ne peut pas tout contrôler. Voici les quatre principaux conseils d’Heather pour faire face aux perturbations de dernière minute:   

  1. Connaissez votre programme. Il est essentiel d’avoir un programme solide (avec des besoins et des attentes définis) et de s’assurer que votre équipe de soutien est aussi bien préparée que vous. Il est essentiel d’avoir une communication ouverte et constante, afin que votre équipe connaisse tous les détails de l’événement.
  1. Connaissez la valeur d’une entreprise de production d’événements. Le fait d’avoir un partenaire de production fiable et digne de confiance garantira la réussite du programme. Dans le cas d’Insulin100, il y avait neuf séances en petits groupes et beaucoup de contenu à gérer ; le fait d’avoir un partenaire de production pour soutenir la coordination dans un environnement virtuel et éviter les problèmes était essentiel !
  1. Disposez d’un outil d’organisation et de communication partagé. Un outil de gestion de projet partagé comme Basecamp a permis à Heather de transférer facilement ses tâches à l’équipe Encore lorsque cela était nécessaire.
  1. Planifiez avec un temps d’avance solide. Heather a communiqué ses attentes aux professeurs, aux partenaires de l’événement et aux conférenciers plus d’un an à l’avance, et a renforcé ces besoins périodiquement. Quand Encore est intervenu, ils avaient tout ce dont ils avaient besoin pour réussir dans leur rôle d’équipe de production et de livraison.

Vous voulez créer des événements qui se transforment comme Heather l’a fait ? Apprenez-en plus sur le partenariat avec Encore pour planifier votre prochaine conférence virtuelle.  

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