Créer un événement hybride pour chaque participant

février 10, 2021
mkamel@psav.com

 

En novembre 2020, nous avons interrogé 2 000 de nos clients et posé diverses questions sur les événements hybrides. Lorsque nous leur avons demandé de fournir une prévision générale de leurs événements en 2021, nos répondants à l’enquête nous ont fait savoir qu’ils prévoyaient allouer près de 80 % de leurs dépenses totales à des solutions virtuelles et hybrides. Pour maximiser vos dépenses totales, créez un plan qui priorise l’expérience de chaque type de participant. Dans la phase de création, vous pouvez mesurer chaque expérience par rapport aux objectifs de votre événement et faire des ajustements au fur et à mesure. Pour vous aider, voici une structure pour la conception d’un événement hybride basée sur des stratégies et des méthodes de planification traditionnelles, avec des considérations actualisées pour l’hybride.

Pourquoi hybride?

Pourquoi hybride ?

Les événements hybrides permettent aux gens de choisir leur expérience sur la façon dont ils veulent recevoir l’information et s’engager les uns avec les autres. Par conséquent, la planification est plus que jamais orientée sur l’expérience et le client. Cette stratégie orientée sur le consommateur déterminera l’avenir des événements, en innovant sur la manière dont nous les organisons et dont nous nous engageons dans ces expériences.

Les transitions au sein de l’industrie de l’événementiel ont désigné les événements hybrides non seulement comme des alternatives actuelles aux événements en personne mais aussi comme des éléments clés d’un portfolio intégré d’offres événementielles. Bien que le passage au virtuel et à l’hybride semble abrupt, la planification de ces expériences est toujours profondément ancrée dans les éléments familiers de la conception d’événement.

Les événements hybrides offrent des expériences très évolutives avec des possibilités de conception dynamique, éliminant les obstacles pour permettre la croissance et la connexion des communautés. Grâce à des options de contenu en direct, enregistré et sur demande, les participants du monde entier peuvent se joindre à des expériences qui ont pu être auparavant limitées. Cette flexibilité géographique minimise les obstacles financiers, de fuseau horaire et de lieu physique. La portée et la personnalisation accrues de ces événements permettent d’améliorer le RCI (rendement du capital investi) et la VTA (Valeur temps de l’argent).  Le succès des expériences hybrides correspond directement au cadre stratégique sur lequel repose la conception d’une expérience répondant à tous les auditoires, qu’ils soient physiquement présents ou virtuellement engagés.

Cadre stratégique de la conception d’événements hybrides

Afin de créer une stratégie pour votre événement hybride, commencez par établir des objectifs d’expérience en fonction de chaque type de participant et de leur parcours unique. Comme pour les événements en personne, il est essentiel d’établir des objectifs et de définir des indicateurs clés de performance (ICP). La définition de ces ICP et de ces objectifs vous permet de créer un contenu et une stratégie d’engagement conçus pour les atteindre.

Les principes de conception centrés sur l’être humain fournissent les informations nécessaires pour développer une créativité qui inspire et engage, quel que soit votre auditoire. Le contenu créatif est directement influencé par ces idées, ce qui permet de personnaliser les expériences pour les auditoires virtuels et en personne. La personnalisation des méthodes d’engagement favorise la collaboration entre les participants virtuels, en personne ou en binôme. Comment les expériences vont-elles se rejoindre, et comment les participants peuvent-ils s’engager les uns avec les autres? Choisir une plateforme qui supporte ces niveaux de personnalisation s’est avéré être un élément clé dans la prise de décision des clients. Bien qu’Encore utilise la plateforme Chime Live, nous restons agnostiques quant à la solution. Notre but ultime est de fournir les solutions créatives, de production et technologiques les mieux adaptées pour chaque événement.

Plateformes et contenus pour l’hybride

Les plateformes d’événements doivent s’adapter à la taille de leur audience, au nombre d’événements organisés et à l’expansion éventuelle de la composante en direct vers d’autres formes de contenu et de diffusion. Avec le temps et les ressources que vous consacrez à la création de votre événement en direct, votre technologie et le contenu produit devraient répondre aux besoins actuels et futurs en matière d’expérience. Créer du contenu avec intention lui permet de servir son objectif et son auditoire actuels tout en ayant la longévité nécessaire pour être pertinent au-delà de l’événement principal. Le contenu de base doit être concis, engageant et accessible, avec une stratégie à plusieurs niveaux qui distingue clairement et relie tous les participants. La réalisation d’un événement hybride de qualité implique toute l’attention et la planification des événements en direct, avec quelques nuances spécifiques pour garantir une expérience homogène et à fort impact pour tous. Le temps de répétition doit être utilisé pour identifier les particularités des interactions avec l’auditoire en direct et virtuel, tandis que le contenu de marque et les graphiques personnalisés peuvent aider à obtenir un aspect professionnel et soigné. Ce haut niveau de personnalisation permettra de transformer l’expérience de l’événement et de la rendre plus percutante pour les auditoires à proximité ou à éloignés.

Tout et rien n’a changé

Avec les événements en direct, virtuels et hybrides, les principes fondamentaux de la conception d’événements sont toujours valables. Il sera toujours essentiel de connaître l’auditoire, de fixer des repères et de déterminer quelle expérience correspondra le mieux à ces objectifs. S’il existe deux expériences d’hybride, les éléments fondamentaux restent les mêmes. Exploitez les points communs, mais soyez attentifs aux perspectives uniques de l’auditoire. Qu’il soit en personne, virtuel ou hybride, le cadre stratégique de la conception de l’événement maintient l’engagement des participants au premier plan, en actualisant les objectifs visés grâce à la création d’un contenu inspiré et intentionnel. Les expériences hybrides ne sont pas comparables à celles qui se déroulent en personne, mais le processus de conception et les considérations sont similaires.

Le structure de l’événement, la créativité, les méthodes d’engagement, le contenu et la qualité de la prestation restent les éléments clés de la conception d’une expérience hybride réussie qui connecte et captive tous les auditoires.

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