Lorsque vous organisez des événements, le désir d’être un bon gestionnaire budgétaire signifie que vous devez examiner chaque dépense supplémentaire. Mais l’une que vous devriez approuver est la location d’ordinateurs portables pour les présentations, les vidéos ou la diffusion en continu de la portion hybride de votre événement.
Pourquoi louer un ordinateur portable pour votre événement
septembre 08, 2022
« La location d’un ordinateur portable coûte en moyenne moins de 300 $ », explique Matthew Johnsen, vice-président de la gestion de produits chez Encore. C’est un petit investissement qui procure la tranquillité d’esprit et assure que votre suite technologique est entièrement capable et intégrée au reste de votre installation.
Voyons pourquoi.
Quels problèmes peuvent survenir si vous utilisez votre propre ordinateur?
« Certaines organisations bloquent vos ports USB », souligne Johnsen. « C’est un problème parce que les caméras Web se connectent via le port USB de votre ordinateur portable. »
Votre ordinateur de travail pourrait aussi ne pas avoir de port Ethernet, ce qui est essentiel si vous voulez une connexion Internet filaire sécurisée et fiable pour diffuser des vidéos ou d’autres contenus.
Les paramètres de connexion et la compatibilité logicielle sont d’autres obstacles potentiels qui peuvent être évités en utilisant l’équipement fourni par votre prestataire de technologie événementielle. Avec un ordinateur personnel, vous ne pouvez pas tester les connexions et la compatibilité à l’avance. « Louer un ordinateur portable permet à nos techniciens de le configurer correctement. Nous savons qu’il fonctionne avec nos caméras Web. Et si de l’audio est associé à la caméra Web, nous pouvons nous assurer qu’il est configuré », ajoute Johnsen. C’est la meilleure façon pour les organisateurs de réunion d’arriver en sachant que tout est prêt et d’éliminer les mauvaises surprises.
« Un autre problème auquel les planificateurs d’événements ne pensent pas lorsqu’ils utilisent leur propre appareil est que cela lie leur machine à la réunion et peut exposer des informations personnelles aux participants. Par exemple, si vous avez Microsoft Outlook ouvert pendant que vous partagez votre écran, tout le monde peut voir les aperçus de courriels apparaître pendant la présentation. Non seulement c’est distrayant, mais cela peut aussi révéler des informations sensibles. »
De cette façon, la location d’un ordinateur portable réduit les risques. « Nous pouvons verrouiller l’ordinateur portable loué pour qu’aucune fenêtre contextuelle ne vienne distraire », explique Johnsen.
Matthew Johnson, vice-président, gestion de produits
Et puisque votre ordinateur personnel ne sera pas connecté au projecteur, vous pourrez travailler sans interrompre qui que ce soit, ni permettre à d’autres de voir ce que vous faites. Vous n’aurez pas non plus à vous soucier de débrancher et de reconnecter votre ordinateur portable au projec