Planifier des événements en 2025? Tendances actuelles à connaître

Notre industrie va beaucoup changer en 2025. Cela influencera la façon dont nous pensons, planifions et organisons les événements. Vous n’êtes pas seul dans ce parcours. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape.

Explorons les principales tendances qui influencent la planification d’événements et comment en tirer avantage.

Faire plus avec moins

Vous voulez maximiser l’impact de votre événement sans dépasser votre budget? Vous n’êtes pas seul. Les répondants à notre sondage Encore Planner Pulse ont indiqué que la gestion des contraintes budgétaires est la priorité absolue pour 2025, suivie par la création d’expériences uniques ou d’un effet « wow ».

Une partie de cette tendance est alimentée par le fait que les budgets d’événements devraient augmenter de seulement 11 %, tandis que les coûts devraient grimper de 12 %, selon le Northstar Industry PULSE Survey.

Nous comprenons la pression à laquelle vous faites face pour créer des expériences significatives et engageantes, et nous sommes là pour vous aider à trouver les meilleures solutions. Explorons quelques moyens efficaces de faire plus avec moins.

• Organiser dans des villes de second niveau. Les grandes villes comme New York et Chicago peuvent offrir des dates avantageuses, mais les villes secondaires offrent des économies toute l’année. De plus, elles peuvent être plus reconnaissantes de votre activité et prêtes à offrir des avantages spéciaux en échange.
• Travailler avec les bureaux des congrès et du tourisme (CVB). Les CVB ne facturent pas leurs services aux organisateurs. Ils peuvent organiser des visites de sites, donner des conseils sur les lieux, suggérer des conférenciers locaux, fournir des bénévoles et vous mettre en contact avec des organismes communautaires.
• Collaborer avec votre partenaire technologique événementiel pour développer des solutions adaptées à vos objectifs et à votre budget. Impliquez-le tôt dans le processus de planification afin d’optimiser votre plan événementiel.

Utiliser l’IA pour simplifier les choses

Imaginez avoir un assistant dédié qui s’occupe des tâches répétitives, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Voilà la magie de l’IA.

Selon BCD, l’IA et l’automatisation auront un impact majeur sur l’industrie cette année. Les outils d’IA générative, comme ChatGPT, Gemini et Spark (spécifique à l’événementiel), peuvent exécuter en quelques secondes des tâches répétitives et chronophages, vous libérant pour l’essentiel.

Vous pouvez utiliser l’IA comme :

• Un traducteur simultané du contenu de l’événement afin de rendre les rencontres plus inclusives.
• Un transcripteur en temps réel pour rendre les événements plus accessibles grâce au sous-titrage.
• Un conseiller stratégique capable d’analyser de grandes quantités de données historiques et de sondages de participants, et de fournir des idées exploitables.

Prendre la durabilité au sérieux

Saviez-vous que les initiatives durables peuvent vous faire économiser de l’argent? C’est pourquoi la durabilité devient une priorité pour les organisateurs en 2025. Selon le PCMA Meetings Market Survey, 60 % des organisateurs incluent des exigences en matière de durabilité dans leurs appels d’offres.

De nombreuses ressources sont désormais disponibles, comme l’éclairage LED, la signalisation et les lieux certifiés LEED, ce qui facilite les choix écoresponsables. Vous souhaitez organiser des rencontres plus durables tout en étant plus responsable financièrement?

• Réduire le gaspillage. Les buffets débordants et les stations alimentaires excessives génèrent du gaspillage. Et vos participants ont-ils vraiment besoin de plus de sacs, de lanières ou de bouteilles d’eau? La réduction est une stratégie simple mais efficace.
• Prévoir des repas végétariens ou véganes. Les repas sans viande sont une façon économique de prendre soin de la santé des participants et de la planète.
• Faire des substitutions durables. Miser sur ce qui peut être réutilisé ou transformé plutôt que jeté. Exemples : éclairage LED au lieu des lampes traditionnelles, murs LED au lieu de décors jetables, falcon board au lieu du carton mousse, kiosques modulaires et signalisation numérique.
• Penser local. Profitez de la communauté hôte en engageant des fournisseurs locaux, en achetant des produits de la région et en mettant en valeur la gastronomie et le divertissement locaux pour réduire les coûts d’expédition et votre empreinte carbone.
• Minimiser le transport. Privilégiez des destinations accessibles à pied ou par transport en commun. Si des navettes sont nécessaires, imposez une politique « moteur éteint » pour protéger la qualité de l’air.

Avant de dévoiler vos conférenciers et sessions principales, mettez en lumière l’expérience éducative qui attend vos participants grâce à des piliers éducatifs bien définis. Ces grandes catégories structureront votre contenu et susciteront l’intérêt pour votre événement.

Collaborez avec vos parties prenantes et votre équipe marketing pour développer ces piliers, afin qu’ils reflètent ce que votre audience recherche vraiment. Pensez aux compétences cruciales que vos participants veulent acquérir ou aux défis de l’industrie qu’ils doivent surmonter.

Vos piliers éducatifs représentent les promesses des apprentissages précieux que vos participants tireront de votre événement.

Où cette année vous mènera-t-elle?

En adoptant ces tendances — de la budgétisation innovante, de l’agilité créative et de l’intégration de l’IA à un engagement sérieux envers la durabilité — vous serez bien positionné pour offrir des expériences exceptionnelles qui marqueront vos participants et établiront de nouvelles normes.

Ensemble, nous pouvons redéfinir l’excellence de l’industrie à chaque événement. Prêt à commencer?

Étape 3 : Maximisez votre potentiel avec votre partenaire de production

Vous avez conçu d’excellentes idées. Maintenant, il est temps de collaborer avec votre équipe technologique événementielle pour élever votre programme.

Leurs idées peuvent transformer votre vision en une expérience puissante. Voici comment nous pouvons rehausser votre événement ensemble :

Formats d’apprentissage diversifiés

De nombreuses organisations élargissent leurs méthodes d’apprentissage pour mieux engager les participants. Votre équipe technologique apporte une précieuse expérience, et ensemble nous pouvons explorer des formats engageants qui résonnent avec votre audience.

Considérez ces options :

• Apprentissage entre pairs
• Panels « fishbowl »
• Discussions de groupe orientées solutions
• Ateliers multisensoriels

Combiner formats innovants et traditionnels crée une expérience unique qui captivera vos participants.

Engagement profond de l’audience

Nos experts en technologie événementielle excellent dans la création de connexions significatives. L’engagement va au-delà des sondages : il s’agit d’inviter les participants à prendre part aux conversations.

Voici quelques stratégies efficaces :

• Planifier des discussions animées après les conférences pour renforcer les messages clés.
• Utiliser un micro jetable comme le CatchBox pour transformer les participants de passifs à actifs et donner une voix à tous.
• Engager les participants avec une application comme Chime Live, où ils peuvent consulter du contenu, répondre à des sondages, poser des questions, discuter avec leurs pairs, etc.

Envisagez aussi d’intégrer des thèmes clés tout au long de votre programme avec :

• Activations dans les couloirs
• Sessions « Demandez-moi tout »
• Ateliers pratiques
• Discussions en salle de solutions

Quand les participants quittent la scène principale, ils poursuivent les conversations et le réseautage, renforçant les messages et créant des liens durables.

Gestion du contenu

Un autre outil qui élève l’expérience éducative tout en vous faisant gagner du temps est Content1, un CMS simple mais puissant. Il permet aux conférenciers de téléverser leurs présentations, vidéos et supports à l’avance. À leur arrivée, tout est déjà prêt — pas de transitions maladroites entre écrans.

Nos techniciens auront déjà préchargé les présentations, graphiques et vidéos, garantissant une expérience fluide peu importe le nombre de supports.

Créer des expériences éducatives marquantes commence par comprendre votre audience et appliquer des stratégies réfléchies. Mais ce n’est que le début!

Dans la Partie 2 de cette série, nous dévoilerons des techniques avancées et des outils pour rehausser vos événements. Restez à l’affût — ça s’en vient bientôt!