Bienvenue à notre récapitulatif de la séance éducative « Pick Our Brains : vos questions sur la techno événementielle, nos réponses pratiques », présentée lors du MPI WEC. Cette séance interactive a regorgé de précieuses idées sur la technologie événementielle, abordant les points de douleur fréquents et offrant des solutions concrètes aux planificateurs.
6 conseils d’experts tirés de « Pick Our Brains : vos questions sur la techno événementielle, nos réponses pratiques »
mai 23, 2024
Des experts d’Encore ont animé la séance, mélange de démystification, de discussions franches et de questions-réponses interactives. Leur objectif ? Équiper les planificateurs comme vous d’une meilleure compréhension d’un aspect crucial de l’expérience événementielle : vos solutions technologiques.
Voici les points saillants et les enseignements à retenir.
Vos experts en techno événementielle
- Bret Fendt, Directeur, Relations avec la clientèle
- Debra Mategrano, Directrice régionale des ventes
- John Rissi, Vice-président principal, Engagement client et industrie
- Johanna Walsh, Vice-présidente, Production événementielle
- Rob Wilcox, Directeur, Ingénierie des ventes
1. Gérer les coûts technologiques avec confiance
À retenir : Les services technologiques internes peuvent sembler plus coûteux, mais il faut considérer la valeur globale. Les partenaires internes investissent non seulement dans l’infrastructure du lieu (internet, points de gréage, équipement), mais aussi dans les équipes grâce à la formation, aux avantages sociaux et aux protocoles de sécurité. Ils connaissent intimement l’espace, ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et sont intégrés à l’équipe du lieu. En direct, cette expertise et cette adaptabilité font toute la différence.
Astuce pro : Entamez tôt des discussions détaillées avec le fournisseur techno interne pour comprendre les particularités de votre lieu et choisir les solutions adaptées à votre budget et à votre espace.
2. Assurer une production cohérente
À retenir : La cohérence des services techno est une priorité. Les clients ont exprimé des défis avec la constance entre différents lieux. Encore a investi dans la formation et des outils internes pour y répondre. Leur outil de gestion du parcours client centralise l’historique et les besoins, évitant aux planificateurs de répéter leurs attentes à chaque événement.
Astuce pro : Établissez des partenariats avec des fournisseurs qui privilégient la cohérence et utilisent les données pour personnaliser leurs services selon vos besoins.
3. Maîtriser les besoins et coûts internet
Scénario : Vous organisez une conférence de quatre jours. Vous voulez capter l’attention avec des visuels accrocheurs tout en maintenant une esthétique cohérente dans divers espaces. La configuration du lieu influence grandement les coûts (transport, installation, alimentation électrique).
Mise en valeur : Les panneaux sTILEr offrent une solution flexible pour créer des arrière-plans de scène distinctifs ou des agencements plus subtils dans les salles plus petites, tout en maintenant une image homogène.
4. Tirer parti de l’expertise des producteurs
À retenir : Les producteurs gèrent les besoins opérationnels et logistiques, assurant la coordination des parties prenantes et le succès de l’événement. Selon la complexité, différents profils (régisseurs, directeurs de scène, producteurs) peuvent être requis. Encore aligne ses capacités de production avec les meilleures pratiques de l’industrie, tout en intégrant la durabilité.
Astuce pro : Respectez des échéanciers clairs : cela économise temps et argent et garde les équipes mobilisées.
5. Maximiser les outils numériques d’engagement
À retenir : Il existe des outils pour divers objectifs : gestion des participants, engagement, contenus. Des applis comme Chime Live℠, Polling+ et Encore RSVP facilitent l’inscription et l’interaction. L’IA peut générer des transcriptions et résumés en temps réel pour prolonger l’engagement après l’événement.
Astuce pro : Partagez vos objectifs avec votre partenaire de production (simplifier les inscriptions, accroître l’engagement sur place, prolonger les conversations). Ils vous recommanderont les bons outils numériques.
6. Mesures d’économie pour les associations
À retenir : Soyez transparent avec votre budget dès le départ pour permettre une planification optimisée (équipement, main-d’œuvre). Plus tôt vous impliquez vos partenaires, plus ils peuvent réduire les besoins de sous-traitance coûteuse.
Astuce pro : Impliquez les fournisseurs techno tôt pour optimiser les ressources et obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
En comprenant les coûts technologiques, en assurant la cohérence, en maîtrisant l’internet, en misant sur l’expertise en production et en maximisant les outils numériques, vous élevez vos événements à un niveau supérieur.
Prêt à passer à l’action ? Contactez nos experts pour une consultation gratuite et découvrez comment transformer votre prochain événement avec des solutions technologiques fluides et adaptées.