Lorsqu’il est temps de choisir votre lieu, la visite de site est une étape cruciale. Non seulement vous pouvez vous projeter et imaginer votre événement prendre vie, mais c’est aussi l’occasion de poser les questions les plus importantes à l’équipe du lieu.
Vous faites une visite de site ? Posez ces 5 questions clés !
octobre 26, 2023
Malheureusement, plusieurs d’entre nous sont tellement occupés par les contrats de location et les minimums de nourriture et boissons que le temps avec les fournisseurs AV est souvent écourté. Lors de votre prochaine visite de site, assurez-vous de prévoir du temps avec votre partenaire audiovisuel et posez ces questions pour garantir le succès de votre événement.
Que recommanderiez-vous pour maximiser l’impact de mon budget ?
Si vous ne posez qu’une seule question, que ce soit celle-ci. Comme planificateurs, nous arrivons souvent avec un tableau d’inspiration, mais personne ne connaît mieux l’espace que l’équipe événementielle sur place. Discutez de votre vision et demandez-leur comment ils l’adapteraient à votre plan et à votre budget.
Parce qu’ils ont travaillé de nombreux événements dans cet espace précis, ils peuvent améliorer vos idées initiales – que ce soit en suspendant les écrans différemment ou en testant de nouvelles configurations de sièges. Cette discussion peut transformer l’orientation de votre événement et l’amener à un autre niveau.
Quels autres services offrez-vous ?
Aujourd’hui, les compagnies AV font bien plus que de l’audiovisuel. Téléconférence, conception de contenu, internet événementiel : il est probable qu’elles puissent vous fournir presque tout ce dont vous avez besoin. Avant de chercher ailleurs pour des soumissions supplémentaires, explorez les possibilités avec votre partenaire interne.
Y a-t-il de nouvelles technologies intéressantes que je peux utiliser ?
L’adage le dit : « si vous ne demandez pas, vous ne saurez pas ». La technologie évolue rapidement et votre fournisseur pourrait avoir une nouveauté à vous proposer. Peut-être une application mobile d’engagement pour démontrer la valeur de votre rencontre à vos parties prenantes. Votre partenaire sera heureux de partager ses nouveautés – il suffit de demander !
Qui sera mon contact principal et quel sera son niveau d’implication ?
N’attendez pas d’avoir signé le contrat (ou pire, d’être en crise le jour de l’événement) pour poser cette question. Demandez dès le départ la taille de l’équipe, qui s’occupe de quoi, et si tout le monde sera sur place ou si une partie de l’équipe est à distance (par exemple, pour l’internet). Ainsi, vous saurez exactement à quoi vous attendre.
Quelles informations avez-vous besoin que je fournisse ?
La communication va dans les deux sens. Votre partenaire événementiel aura sans doute aussi des questions qui généreront des idées. Assurez-vous de clarifier vos objectifs dès le départ pour éviter des complications plus tard.
À retenir
En vous armant de ces questions à poser à votre partenaire événementiel lors de la visite de site, vous prendrez une décision plus éclairée pour le choix du lieu et vous assurerez une expérience fluide dès le départ avec une équipe qui comprend vos objectifs.