À l’avenir, les professionnels des réunions et des événements devront développer des stratégies hybrides et virtuelles pour compléter leur approche traditionnelle en présentiel. C’est un territoire relativement nouveau, mais cela n’a pas à être complexe. En fait, si vous savez quelles questions poser aux parties prenantes clés, vous pouvez faire gagner du temps et de l’argent à votre équipe.
Questions à poser à vos parties prenantes clés en réunions et événements
mars 01, 2022
What is the intended outcome of the meeting?
Quel est le résultat attendu de la réunion?
« Plusieurs personnes sont à l’aise de participer à une réunion depuis leur bureau, vous n’avez donc pas besoin de produire quelque chose de trop élaboré », explique Johnsen.
Savoir si l’événement est transactionnel, tactique ou s’il doit être expérientiel et engageant vous aidera à déterminer les coûts supplémentaires nécessaires pour atteindre ces objectifs.
Quel est le message que vous voulez transmettre? Et comment souhaitez-vous que les participants interagissent avec ce message et entre eux?
« Une séance de formation n’a pas besoin du faste d’un lancement de produit haut de gamme », dit Johnsen. Déterminer comment livrer le message vous aidera aussi à concentrer votre attention sur les éléments créatifs, techniques et de production de l’événement.
Une fois les résultats attendus et le message identifiés, vous pourrez choisir la bonne plateforme. Pour la plupart des rencontres éducatives et informatives, Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet suffisent. Avec un partenaire technologique, vous pouvez enrichir ces plateformes pour créer une meilleure connexion entre l’expérience en salle et virtuelle, et maintenir l’engagement de tous les participants.
Si vous avez besoin de rendez-vous individuels, de kiosques virtuels ou d’options comme les sondages instantanés, une plateforme plus avancée sera nécessaire. Si vous ne savez pas laquelle choisir, un fournisseur de confiance comme Encore peut vous aider à prendre les bonnes décisions.
Qui doit absolument être présent sur place?
« Une réunion hybride permet de rejoindre plus de gens, ce qui rend votre rencontre plus accessible », dit Johnsen. Les personnes qui ne pouvaient pas voyager auparavant ou qui hésitent à participer en personne peuvent se joindre virtuellement.
« C’est une façon tout à fait acceptable de se réunir et, qu’on aime ou non, je ne crois pas que ça va disparaître », ajoute-t-il. Moins de personnes sur place peut aussi être avantageux. « Des publics plus restreints signifient des coûts plus bas en présentiel. »
Demandez à vos parties prenantes qui doit réellement être sur place et qui peut se joindre virtuellement. « La quantité de personnes et les bonnes personnes en présence comptent plus que jamais. »
Que comptez-vous faire avec le contenu enregistré?
« Si vous ne prévoyez pas le réutiliser, cela peut influencer le niveau de production que vous appliquez à l’événement », précise Johnsen. Mais si vous diffusez déjà le contenu et investissez dans les caméras, l’éclairage et le son, pourquoi ne pas bâtir une stratégie de marketing post-événement?
« Profitez des coûts déjà engagés pour enregistrer l’événement, et reformatez ou réutilisez ce contenu », ajoute-t-il.
Pouvez-vous accueillir des gens dans plusieurs lieux?
Est-il nécessaire de réunir tout le monde dans un seul endroit? Ou pouvez-vous utiliser une approche décentralisée qui relie plusieurs sites physiques à votre audience virtuelle? Cette approche permet de réduire les frais de déplacement et l’empreinte carbone de votre événement.
Voulez-vous que l’expérience virtuelle soit équivalente à celle en présentiel?
Les coûts de production d’un événement hybride sont modulables. Mais si vous investissez beaucoup dans l’événement en salle et négligez le virtuel, vous créez une expérience déséquilibrée.
« Si vous misez sur une production haut de gamme dans la salle de bal, » explique Johnsen, « investissez aussi dans l’expérience virtuelle en ajoutant, par exemple, des habillages graphiques. »
La meilleure façon d’harmoniser les deux volets est de travailler avec un partenaire de production expérimenté.
« Il faut collaborer avec un fournisseur qui dispose d’un vaste inventaire, d’une expertise approfondie des plateformes et de plusieurs années d’expérience », dit Johnsen. « Si les plateformes et la production ne sont pas connectées, vous risquez de créer une déconnexion. »
L’équipe Encore, chef de file de l’industrie, offre non seulement des plateformes hybrides et virtuelles, mais aussi du soutien technologique et créatif sur place, de la planification initiale à l’exécution et au recyclage du contenu. Montrez-nous vos événements récents ou à venir sur les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter) avec le mot-clic #BeingThere.