L’attitude des participants a aussi évolué. « Plus de 70 % des Américains citent la famille et la santé physique, et 67 % citent la santé mentale comme priorités, avant le travail, le développement de carrière et les voyages », ajoute Hughes.
Les événements les plus réussis seront ceux qui intègrent la connectivité et l’interactivité des événements virtuels dans l’expérience en salle, tout en tenant compte de ces nouvelles priorités. Voyons comment les organisateurs peuvent y parvenir en engageant leur auditoire avant, pendant et après l’événement.
Sommaire
- Stratégies et outils d’engagement pré-événement
- Étude de cas : Utiliser les données d’engagement pré-événement pour améliorer l’efficacité des tournées régionales
- Stratégies et outils d’engagement le jour de l’événement
- Étude de cas : Sondages auprès du public pour obtenir contributions et adhésion
- Stratégies et outils d’engagement post-événement
- Étude de cas : Utiliser les données pour accroître les revenus après l’événement
Stratégies et outils d’engagement pré-événement
Votre site web événementiel est le meilleur outil pour encourager l’interaction avant l’événement. « Donnez accès à votre site ou application événementielle », conseille Ryan Sheehan, chef de produit Solutions numériques chez Encore. « Les participants peuvent accéder à du contenu exclusif, répondre à des sondages ou même effectuer un prétravail sur le site d’inscription. Le fait de mettre le site en ligne avant l’événement permet aux participants de découvrir vos conférenciers et vos sessions. Vous générez ainsi de l’enthousiasme et, à l’arrivée au lieu, l’excitation est déjà palpable. »
Recueillir des données avant l’événement aide aussi à personnaliser l’expérience sur place. Rob Wilcox, directeur de l’ingénierie des ventes – solutions numériques chez Encore, explique que l’engagement pré-événement devrait faire partie d’une approche marketing multicanal. « C’est une occasion d’écouter votre public à travers des sondages. Cela aide à comprendre ses besoins et la question “qu’est-ce que j’y gagne”. Cela établit le ton et les attentes de l’événement. »
Préremplir les sites web et applications avec les agendas et des outils de planification personnalisée est un autre moyen efficace d’engager vos futurs participants. En plus des sites, Wilcox recommande d’utiliser les médias sociaux et le courriel pour accroître l’inscription et créer du momentum.
Étude de cas : Utiliser les données d’engagement pré-événement pour améliorer l’efficacité des tournées régionales
Hughes affirme que les indicateurs d’engagement recueillis avant ou pendant des événements précédents peuvent améliorer l’efficacité des événements à venir. Un de ses clients l’a fait pour une série de tournées régionales.
« Les organisateurs ont pu identifier les sujets bien compris et ceux nécessitant plus de suivi. Ils ont aussi constaté des différences régionales qui exigeaient des ajustements », dit-il.
Les organisateurs ont pu adapter subtilement leur programme pour tenir compte de ces différences et préférences. « Leur tournée a connu un grand succès, car ils avaient défini leurs objectifs et savaient quelles données recueillir dès le départ. »
Stratégies et outils d’engagement le jour de l’événement
Pendant la pandémie, de nombreux organisateurs ont utilisé des sondages et outils de clavardage en ligne. La bonne nouvelle : ces technologies sont maintenant adaptées aux événements en personne.
Sheehan souligne qu’Encore propose plusieurs outils numériques pour intégrer des sondages lors d’événements en salle. Selon vos besoins, nous pouvons les intégrer dans l’application, concevoir du contenu autour de systèmes interactifs ou encore combiner participants en personne et à distance grâce à une diffusion à faible latence.
La latence hybride — le décalage entre ce qui se passe sur scène et ce que voient les participants à distance — représente un défi. Les plateformes de diffusion actuelles affichent souvent un délai de 40 à 50 secondes, ce qui complique la synchronisation des sondages et discussions.
« Encore lancera bientôt une nouvelle option de diffusion à faible latence, réduisant les délais à trois à cinq secondes. Cela change tout pour l’interactivité et offre une expérience presque équivalente aux participants à distance », explique Hughes.
Avec la plateforme Chime Live℠ et son service de diffusion à faible latence, on peut aussi mesurer le temps de visionnement par individu, savoir qui participe et suivre l’engagement par tranches de deux minutes.
Les sondages ne servent pas seulement à garder l’attention, mais aussi à adapter le contenu en fonction des intérêts des participants. Cela renforce l’apprentissage et la rétention. Ils peuvent aussi mesurer le sentiment du public tout au long de l’événement et orienter les messages en conséquence.
Les présentateurs peuvent également utiliser les sondages comme vérifications des connaissances avant et après une présentation pour ajuster leur discours.
Une autre technologie utile est la technologie second écran. Elle permet aux participants de zoomer sur le contenu, revenir en arrière, ou poser des questions en direct. À une formation médicale, par exemple, les médecins ont pu zoomer sur une radiographie et l’analyser en détail, ce qui n’aurait pas été possible uniquement sur un projecteur.
Étude de cas : Sondages auprès du public pour obtenir contributions et adhésion
Les sondages permettent à chacun d’avoir son mot à dire. Hughes raconte qu’un client voulait relancer sa politique ESG. Les équipes ont travaillé en petits groupes pour proposer des idées, puis les ont présentées à l’ensemble du groupe. Les participants ont ensuite voté via la fonction de sondage pour classer les solutions les plus pertinentes.
Stratégies et outils d’engagement post-événement
Comment empêcher votre événement d’être oublié? En réutilisant une version adaptée des mêmes stratégies qu’avant l’événement, dit Sheehan.
Offrez un accès prolongé au site événementiel : enregistrements à la demande, présentations PDF, bilans post-événement avec sondages. C’est aussi le moment idéal pour annoncer votre prochain événement.
Wilcox rappelle que l’engagement post-événement est essentiel pour mesurer le ROI. « Les ventes et les vrais résultats se produisent après l’événement. Votre stratégie post-événement est donc la clé pour optimiser vos résultats. »
- Envoyer des courriels de remerciement aux participants
- Envoyer des courriels de relance à ceux qui n’ont pas assisté
- Encourager le feedback via sondages
- Créer une page récapitulative avec faits saillants, documents et rapport post-événement
- Créer un forum communautaire pour continuer le réseautage
- Célébrer les réussites en lien avec les objectifs
- Encourager les suivis personnalisés par les équipes de vente et service
N’oubliez pas d’analyser les données recueillies : sondages post-événement, commentaires sur place, discussions et publications sociales. Combinez données quantitatives et qualitatives pour améliorer vos prochains événements.
Étude de cas : Utiliser les données pour accroître les revenus après l’événement
Un client lançant un produit avec Chime Live voulait suivre les revenus générés. Après la formation, ils ont demandé aux 200 participants d’identifier trois clients à qui présenter le produit dans les trois semaines suivantes. Résultat : 600 opportunités capturées, un plan d’action immédiat et des revenus directs générés.
Il est clair que l’industrie des réunions a changé depuis la pandémie, notamment à cause de l’évolution des mentalités et comportements. Quelles stratégies utilisez-vous ou planifiez-vous pour maintenir l’engagement de vos participants? Dites-le-nous en commentaire ou identifiez @encore sur les réseaux sociaux.
