Même le plus petit événement peut comporter une complexité surprenante : technologie innovante, participants à distance, sans parler des changements sur place. Et avec chaque fournisseur ou partenaire de production, ce niveau de complexité s’amplifie à cause de la gestion supplémentaire des personnes, des processus, des attentes et des calendriers de production. C’est pourquoi — surtout si vous disposez de peu de temps et de ressources — collaborer avec un seul fournisseur de production événementielle pour intégrer tous vos besoins créatifs, de production et technologiques rendra votre vie (et celle de votre équipe) exponentiellement plus simple. Voici trois façons intelligentes de tirer parti de la puissance d’un seul partenaire de production.
3 façons de simplifier la complexité événementielle
septembre 11, 2023
1) S’aligner sur la stratégie et les solutions pour améliorer l’expérience des participants
Le meilleur partenaire de production événementielle sera à vos côtés dès le début — en apprenant à connaître vos objectifs, votre historique et vos habitudes, et en co-créant la stratégie événementielle avec vous. Comprendre pourquoi vous vous réunissez et ce que vous cherchez à accomplir l’aidera à recommander des façons de donner vie à votre vision.
Si ce partenaire peut tout gérer — de la conception créative et du branding aux décors, au contenu et au coaching des conférenciers, jusqu’à la production et à la technologie sur place — vous n’avez pas à répéter votre vision à chaque fournisseur. Votre partenaire comble cet écart en unifiant toutes les pièces disparates de votre événement sous un même cadre coordonné et bien communiqué, conçu pour atteindre vos objectifs. Un fournisseur unique, c’est aussi moins de surprises : logiciels à jour, synchronisation audio/vidéo des présentations, intégration des SSO et des API, et plus encore. Cela élimine de nombreux irritants que vivent les participants quand l’infrastructure technologique est bricolée entre plusieurs fournisseurs.
L’alignement est encore meilleur si votre partenaire a une relation avec le lieu hôte. Les partenaires intégrés au lieu peuvent faciliter la collaboration avec l’équipe sur place et l’aider à s’aligner sur votre stratégie, l’expérience souhaitée et vos objectifs. Leur connaissance du terrain et leurs liens avec les services hôteliers vous aident à optimiser les plans de salle, les montages, les transitions rapides, le déroulement et la synchronisation des pauses et des repas avec les autres événements sur le site. Cela les aide aussi à résoudre rapidement les problèmes qui surgissent typiquement lors des événements en direct. Cette optimisation et cet alignement entre tous vos fournisseurs renforcent la cohésion de votre événement, créant une expérience mémorable pour les participants et plus sereine pour vous et votre équipe.
Une fois que vous avez trouvé un partenaire avec qui vous travaillez bien, impliquez-le à travers tout votre portefeuille d’événements. Il pourra suivre des mesures par événement et d’une année à l’autre pour démontrer comment votre travail contribue aux objectifs de l’organisation. Il assurera également la qualité, la simplicité et la cohérence d’un événement à l’autre tout en créant des économies d’échelle. Mieux encore, il connaîtra déjà votre façon de travailler, vos objectifs et ce qui a bien fonctionné (ou doit être amélioré) — sans que vous ayez à tout réexpliquer. Cette relation se traduit par une excellente expérience client et des événements réussis, partout où vous les produisez.
2) Tirer parti de l’expertise du partenaire de production
Un partenaire unique ne se limite pas à la technologie événementielle. Image de marque créative, présentations, expositions, événements hybrides, applis mobiles, séances plénières, engagement des audiences — ses équipes possèdent l’expertise dans tous ces domaines.
Le meilleur partenaire saura présenter des options « bon, meilleur, excellent » pour les volets créatif, technique et de production, en fonction de vos objectifs et de votre budget. S’il connaît le lieu, il saura ce qui fonctionne dans chaque salle et comment la mettre en valeur. Il peut offrir des services groupés ou des forfaits spéciaux introuvables ailleurs. Il saura aussi proposer des options produisant un résultat similaire à un autre prix. Soyez transparent sur votre budget et vos contraintes pour qu’il personnalise ses recommandations. L’avantage est immense de travailler avec une équipe qui vous connaît et peut répliquer vos meilleures pratiques, peu importe l’endroit.
Vous voulez un partenaire dont l’équipe est à jour sur les tendances, les technologies, l’engagement des participants et la satisfaction client. Lors de vos évaluations, demandez comment ses membres sont formés, quels investissements ils font dans les talents, les produits et les solutions technologiques, et quelle est leur approche de la réussite client. Cherchent-ils des problèmes ou des solutions? L’alignement avec les valeurs de votre marque est aussi crucial pour garantir un service d’excellence et un soutien constant.
3) Faire confiance à votre partenaire pour coordonner ressources et relations
La façon la plus rapide de récupérer du temps est de faire confiance à votre partenaire pour coordonner les ressources et les équipes nécessaires à l’exécution. S’il a contribué à la stratégie et connaît bien le lieu hôte, il lui suffira de vos directives de marque, de vos commentaires et de votre approbation pour prendre le relais.
Vous n’avez pas à trouver séparément un fournisseur pour la technologie d’engagement, une application événementielle et l’audiovisuel en salle. Le partenaire peut fournir tous ces services et s’assurer que tout fonctionne ensemble. Comptez sur lui pour tout, de la production des graphiques d’accueil à la conception des bandeaux, du choix des indicatifs sonores à la diffusion en direct de la séance plénière et à la mise en ligne dans votre plateforme d’apprentissage après l’événement. Il peut aussi fournir des régisseurs et des concepteurs de décors.
Lorsque vous confiez à un seul fournisseur la stratégie, le branding et le contenu, la production et l’exécution, vous adoptez une approche holistique où chaque élément est pleinement aligné sur vos objectifs. Cela rehausse l’expérience des participants, des exposants et des commanditaires.
Cette relation simplifie votre quotidien grâce à un interlocuteur unique — le chef de projet du partenaire — qui fixe les échéances et livrables et s’assure que tout est sur la bonne voie. Son équipe gère les communications entre la création, la production, la technologie et les équipes sur place.
Grâce à la variété des services, produits et solutions, le partenariat peut évoluer selon vos besoins. Un seul fournisseur met à votre disposition un solide réseau de ressources — essentiel pour les événements complexes. Avec un réseau régional d’entrepôts et de lieux, il peut rapidement augmenter les ressources, le personnel et l’équipement pour compléter ce qui est déjà sur place.
En bref, travailler avec un seul partenaire vous fait gagner du temps et réduit les maux de tête en coordonnant toutes les pièces mobiles nécessaires pour concrétiser votre vision. Un point de contact unique simplifie la communication et la planification. Aligné sur vos objectifs et capable d’en suivre l’atteinte, il vous met en valeur et vous aide à démontrer l’impact de votre portefeuille d’événements. Et en collaborant avec une même équipe de la stratégie à l’exécution, vous maximisez l’alignement et offrez des expériences réellement mémorables.