Imaginez l’organisation d’une grande conférence d’entreprise : Vous devez jongler avec les conférenciers, les ateliers, la technologie événementielle et les outils d’engagement des participants. Cela fait beaucoup de courriels et de pièces mobiles à coordonner.
Ce serait tellement plus facile si vous pouviez appeler une seule personne pour obtenir toutes les réponses à vos questions.
C’est l’une des raisons pour lesquelles les professionnels de l’événementiel préfèrent travailler avec une seule compagnie de production événementielle, telle qu’Encore.
Pourquoi travailler avec une seule compagnie de production?
Travailler avec une seule compagnie de production événementielle simplifie le processus, en augmentant l’efficacité, en éliminant la redondance, en assurant l’uniformité et en réduisant le stress.
Cela permet non seulement d’avoir une expérience de planification plus fluide et plus productive, mais aussi d’augmenter la valeur de vos investissements dans un événement et de vous faire économiser beaucoup d’argent.
Examinons les différents avantages de ce système.
Une seule équipe pour tous vos besoins
Les événements sont complexes. Il n’est pas facile de gérer plusieurs fournisseurs, flux de travail, équipes et canaux de communication qui fonctionnent indépendamment les uns des autres.
Travailler avec une seule compagnie de production événementielle offre :
- Des communications simplifiées. Lorsque vous vous associez à une seule équipe, elle consolide les communications sous un même toit, ce qui permet une meilleure harmonisation de l’équipe.
- L’expertise en matière de sites événementiels. Les partenaires qui entretiennent de solides relations avec les hôtels et les sites événementiels offrent des avantages supplémentaires, surtout s’ils sont des fournisseurs internes de technologie et d’audiovisuel.
Saviez-vous qu’Encore fournit un soutien interne à plus de 2 000 établissements partenaires à l’échelle mondiale ? Notre équipe apporte une combinaison unique d’expertise technique avec un esprit d’hospitalité afin de créer des expériences inoubliables pour vos événements.
Un soutien dévoué de la part d’une équipe qui vous connaît
Combien de temps avez-vous consacré aux réunions de lancement avec les fournisseurs pour découvrir que des informations cruciales que vous avez partagées n’ont pas été transmises aux personnes chargées de votre événement ?
Les lignes de communication internes entre les ventes en établissements partenaires et les équipes événementielles ne sont pas toujours alignées. Encore évite cela en exploitant les informations relatives à vos événements passés, vos objectifs et vos préférences budgétaires afin de créer des expériences sur mesure. Notre équipe anticipe vos besoins en faisant le lien entre tous les points de contact, ce qui vous donne une longueur d’avance.
Cela signifie :
- Des idées et des renseignements partagés. Grâce à la puissance d’un soutien personnalisé et proactif, nous alignons chaque détail sur vos objectifs, car votre succès est notre priorité.
- L’excellence du service. Les membres de l’équipe Encore dans tous les établissements partenaires peuvent accéder à ces données de recherche sur les clients, ce qui signifie que vous n’avez jamais à partir de zéro.
Une qualité d’événement constante sur laquelle vous pouvez compter
Parlant de constance, il faut parfois beaucoup de travail pour obtenir le même niveau de succès lors d’un événement.
Cependant, lorsque l’on travaille avec le même partenaire, il est facile d’obtenir d’excellents résultats. Vous bénéficierez de :
- Résultats excellents, à chaque fois. Votre point de contact unique est le ciment entre vous, les équipes nécessaires à la production de l’événement et votre établissement. Il veille à ce que votre vision soit reproduite fidèlement, même si vous vous approvisionnez localement en personnel et en ressources.
- L’amélioration de l’expérience des participants. Un autre avantage de la création d’expériences inoubliables est la loyauté. Lorsque les participants savent que vous améliorez constamment l’expérience procurée par vos événements, ils ne voudront pas manquer le prochain.
Valeur maximisée, coûts minimisés
Vous surveillez vos résultats ? Vous aurez davantage de poids pour négocier les coûts en regroupant les services.
- Des contrats-cadres de services d’une valeur inestimable. Vous pouvez bloquer des tarifs pluriannuels avec un contrat-cadre de services (CCS).
- Des partenaires dès le départ. La communication précoce et fréquente de vos besoins présente un autre avantage.
Des réseaux mondiaux avec des ressources locales
Avez-vous déjà entendu l’expression « penser globalement, agir localement » ? C’est également un excellent conseil pour trouver de bons partenaires événementiels.
Recherchez une compagnie disposant de ressources dans l’ensemble des régions ou des pays où vous vous réunissez et de ressources locales auxquelles elle peut accéder en cas de besoin. Vous obtiendrez ainsi :
- Des économies de coûts Tirer des ressources d’exposition ou de scénographie d’entrepôts locaux peut faire gagner du temps et de l’argent. Vous n’aurez pas à vous soucier des délais d’expédition du matériel. Vous n’aurez pas à payer de frais de transport ou de taxes d’importation.
- Des plans de secours pour les plans de secours Avoir du personnel et des ressources suppléantes disponibles localement constitue une garantie supplémentaire.
La collaboration créative à son meilleur
Vous souhaitez que chaque événement soit extraordinaire et mémorable. Nous aussi. Voici comment Encore peut vous aider :
- Interrogez-nous sur les moyens de réimaginer l’expérience événementielle. Nous avons l’avantage de soutenir des événements de toute taille dans tous les types d’établissements, à l’échelle mondiale et locale.
- Nous pouvons vous aider à concevoir et à offrir des expériences personnalisées qui connectent et inspirent vos participants. Par exemple, nous pouvons renforcer l’impact de votre événement avec des solutions scéniques.
- Vous voulez faire grimper en flèche votre retour sur investissement et votre retour sur expérience? Nous avons des conseils pour accroître la visibilité des commanditaires, des techniques pour simplifier l’expérience d’arrivée, et bien plus encore.
- Nous pouvons mettre en œuvre des idées créatives capables de susciter l’engagement des participants de manière surprenante et réjouissante. Par exemple, utiliser l’audio de manière imaginative pour stimuler l’apprentissage et la mémorisation.
Ensemble, nous pouvons transformer votre vision et vos objectifs en expériences extraordinaires dont vos participants se souviendront longtemps.
Des partenariats évolutifs
Le partenariat idéal doit être évolutif et s’adapter à vos besoins. Encore offre des solutions de bout en bout, c’est-à-dire que notre équipe peut vous aider à chaque étape du processus. Par exemple :
- Notre équipe de production fournit un soutien complet aux événements, des metteurs en scène aux producteurs exécutifs en passant par les régisseurs.
- Notre équipe créative peut travailler avec vos concepteurs graphiques ou en tant qu’agence pour concevoir des supports visuels adaptés à votre marque ou produire des titres et des effets animés pour votre expérience de scène principale.
- Notre équipe de technologie crée des réseaux Internet fiables, sécurisés et spécifiques aux événements pour répondre aux besoins de vos participants.
Excellence du service
En travaillant avec un seul fournisseur d’événements, vous bénéficierez d’un point de contact unique qui coordonnera les communications entre toutes les équipes nécessaires à vos différents besoins.
Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte pour vous et laisser votre partenaire événementiel se charger de la coordination et du gros du travail. Ensemble, nous créerons des expériences événementielles uniques et inoubliables.
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