4 questions pour bien commencer
La COVID-19 a entraîné une hausse sans précédent du nombre d’assemblées générales annuelles virtuelles à travers le monde. Même les marchés qui n’autorisaient que les assemblées en personne envisagent désormais des formats hybrides.
Alors, qu’est-ce qu’une AGA hybride ?
Une assemblée générale annuelle hybride combine des participants présents sur place et d’autres qui se joignent virtuellement via une plateforme en ligne. Comme pour tout événement hybride, c’est la combinaison des deux expériences qui en fait un format hybride.
Ces deux groupes peuvent inclure les actionnaires, les membres du conseil d’administration et d’autres parties prenantes. Par exemple :
- Participants sur place et virtuels avec le conseil d’administration présent en personne
- Participants sur place et virtuels avec tout ou partie du conseil d’administration en ligne
Contrairement à d’autres événements, une AGA est une obligation légale pour les entreprises cotées en bourse et s’accompagne d’exigences particulières. Le modèle hybride apporte donc de nouveaux défis à relever.
1. Comment commencer à planifier une AGA hybride ?
Commencez par estimer combien d’actionnaires et d’intervenants participeront et où ils se trouvent. Avec les restrictions de voyage, une plus grande proportion pourrait assister virtuellement. Selon l’emplacement de vos administrateurs et conférenciers, ils pourront choisir entre être sur place ou se connecter par diffusion en direct ou vidéo préenregistrée.
Ces informations influencent le choix du lieu et de la plateforme virtuelle. Une AGA de 20 personnes n’exige pas la même infrastructure qu’une de 10 000 actionnaires connectés depuis divers fuseaux horaires.
2. Quelles exigences de participation dois-je prendre en compte ?
La clé d’une AGA hybride réussie est d’utiliser une technologie qui n’interrompt pas l’expérience en salle, tout en favorisant l’interaction des participants virtuels.
Quelle plateforme choisir ? Demandez d’abord à votre fournisseur technologique sur place. Par exemple, Encore propose Chime Live, une solution sécurisée qui combine vidéo HD, sondages, Q&R, biographies des conférenciers et documents téléchargeables. Elle respecte les protocoles légaux et a déjà servi à des centaines d’AGAs hybrides.
Est-ce que la plateforme est sécurisée ? Le contenu des AGAs étant sensible, vous devez assurer des inscriptions virtuelles sécurisées. Le partenaire de production doit être capable de gérer cela, en personne comme en ligne.
Accès et partage de documents : pensez à la manière dont vos participants, qu’ils soient en salle ou virtuels, accéderont aux rapports et vidéos. Vous pourriez aussi souhaiter recueillir des sondages distincts selon le type de public.
Le vote est-il possible ? Les AGAs nécessitent souvent des votes. La plateforme doit permettre un vote sécurisé, anonyme et limité aux membres autorisés. Cela peut se faire depuis une tablette ou un téléphone intelligent, tant pour les actionnaires en salle qu’à distance. Les sessions de Q&R doivent aussi être modérées et sécurisées.
3. Quels défis vos participants pourraient-ils rencontrer ?
Les défis incluent la bande passante, les fuseaux horaires et les délais de diffusion. Ces enjeux doivent être anticipés pour assurer la fluidité des interactions, comme les sondages et la collecte de rétroaction en temps réel.
Considérations COVID : La santé et la sécurité demeurent prioritaires. Les directives MeetSAFE d’Encore couvrent la disposition des salles, la circulation, les technologies et les protocoles de nettoyage. Un AGM hybride offre l’avantage de pouvoir rapidement basculer certains participants vers le virtuel si les restrictions changent.
Sécurité : Vérifiez que toutes les mesures contre le piratage et pour le stockage sécurisé des données sont en place. L’enregistrement de l’événement est aussi une bonne pratique.
Accessibilité : Pensez au sous-titrage, à la langue des signes, au contrôle audio, à la taille des polices, etc. afin d’inclure tous les participants.
4. Comment les membres du conseil présenteront-ils leur contenu ?
Il faut prévoir des services techniques sur place et en ligne. Le décor de scène doit respecter les protocoles sanitaires, et l’arrière-plan virtuel doit refléter la même image de marque que sur place.
Les Presentation Stages d’Encore offrent des options immersives avec vidéos, animations et microsites. Vos administrateurs peuvent ainsi diffuser en direct ou préenregistrer leur présentation.
Rendre votre AGA disponible sur demande
Offrir l’accès à la demande prolonge la durée de vie du contenu, permet un archivage et facilite les audits.
Conclusion – les AGAs hybrides sont là pour rester
Une assemblée générale hybride permet de garder vos parties prenantes connectées, tout en assurant la participation des actionnaires malgré les restrictions. Répondre à ces quatre questions est un bon point de départ. Choisissez un partenaire expérimenté en production d’événements pour vous guider et offrir une expérience fluide et sécurisée.