Quelle est la valeur réelle de vos événements en présentiel ? Les répondants au sondage Encore Planner Pulse de l’hiver 2022 déclarent que la plus grande valeur apportée par leurs réunions est la création de réseaux et de relations (74 %). 61 % déclarent qu’il s’agit de relier les gens et les employés à la mission, à la vision et aux valeurs de l’organisation ; un nombre égal déclare qu’il s’agit d’opportunités d’éducation, de formation et de développement professionnel. Maximiser le rendement de ces trois domaines ne profite pas seulement aux participants, mais également aux professionnels des réunions.
Bien entendu, la compréhension du paysage industriel est un autre facteur essentiel à la conception de réunions et d’événements ayant un impact sur l’auditoire. Une des tendances que nous continuons d’observer est la demande d’expériences en présentiel de plus en plus élevée. Trois planificateurs sur cinq interrogés dans le cadre du sondage Planner Pulse d’Encore pour l’hiver 2022 prévoient une augmentation de plus de 10 % de la fréquentation de leurs événements. Le défi sera de faire en sorte que ces auditoires reviennent l’année prochaine.
À cette fin, les professionnels des réunions et des événements s’efforcent d’offrir des expériences significatives et des avantages indéniables aux participants. Si les participants ont l’impression que votre conférence a été une expérience harmonieuse et efficace, qu’elle les a aidés à réseauter, à se connecter les uns avec les autres et à acquérir des connaissances importantes, ils seront satisfaits et plus enclins à y participer à nouveau.
Il n’est pas facile de trouver des outils pour préparer les participants aux événements, ainsi que pour les connecter et les engager pendant l’expérience en présentiel. Bon nombre des outils numériques utilisés durant la pandémie n’ont plus aucune utilité lorsque les événements se déroulent en présentiel. D’après le rapport Planner Pulse, nous nous attendons à une augmentation de ce format d’événement à chaque trimestre.
Une plateforme événementielle offrant des solutions de bout en bout
Une exception remarquable est la plateforme Chime Live℠.
Celle-ci fut conçue en vue d’être utilisée lors d’événements en présentiel, mais ses capacités sont désormais élargies afin de répondre aux besoins de n’importe quel type d’événement.
Pendant la pandémie, ses fonctionnalités pour les événements virtuels et hybrides sont devenues beaucoup plus poussées. Maintenant que les gens se rencontrent à nouveau face à face, Chime Live fournit une plateforme événementielle exceptionnellement flexible capable de faire évoluer n’importe quel format d’événement.
Avec les événements en présentiel, les organisateurs peuvent impliquer les auditoires avant, pendant et après la programmation, tout en rendant des éléments de la conférence disponibles hors ligne. Voici quelques exemples de ce que cette plateforme peut accomplir pour renforcer l’impact global de votre prochain événement.
Gestion de programmations événementielles complexes
Encore peut utiliser l’outil de construction d’agenda de Chime Live et ainsi créer des itinéraires personnalisés pour les participants, en fonction des exigences du client. Ces itinéraires personnalisés peuvent être proposés à des groupes de participants distincts.
Par exemple, si vous organisez une conférence sur les soins de santé, différentes pistes pourraient être consacrées à diverses conditions médicales, ce qui vous permettrait de fournir des informations ciblées à vos segments d’auditoire. Par ailleurs, ces sessions peuvent être organisées de manière à permettre aux participants d’ajouter celles qui les intéressent à leurs favoris.
Un autre avantage est que ces programmations de conférences personnalisées peuvent être mises à la disposition de tous les participants. Ces programmations de conférences personnalisées peuvent être mises à la disposition des participants avant leur arrivée sur place. Cette fonction est particulièrement utile pour assurer le bon déroulement d’événements comportant plusieurs séances séparées. Elle est d’autant plus utile si les séances de votre événement se déroulent dans plusieurs établissements. Et comment y parvenir ? Les participants n’ont qu’à utiliser leur téléphone intelligent pour accéder à leur agenda personnalisé afin de savoir où ils doivent se rendre et à quel moment, ou pour choisir les séances correspondant le mieux à leurs objectifs et à leurs centres d’intérêt.
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Améliorez le parcours d'apprentissage de vos participants
L’outil permet également aux organisateurs de conférences d’améliorer le parcours d’apprentissage des participants en présentant les conférenciers, en assignant des tâches préalables à la conférence et en partageant des ressources éducatives, telles que des évaluations de connaissances préalables ou postérieures à l’événement. Vous souhaitez offrir des opportunités d’apprentissage attrayantes tout au long d’un événement ? Il suffit de proposer des sondages en direct pendant les sessions souhaitées.
L’interaction entre pairs est un autre moyen de stimuler les possibilités d’apprentissage. Encouragez les conversations sur votre programmation en donnant aux participants l’accès à des outils de réseautage – ceux-ci peuvent même être fournis avant l’événement avec Chime Live.
Proposez un contenu de qualité avant, pendant et après l'événement
L’extension de l’accès au contenu des conférences est de plus en plus populaire parmi les professionnels des réunions. Le partage du contenu avant l’événement suscite l’anticipation et stimule les efforts de marketing. Après l’événement, le contenu peut être reconditionné pour augmenter les opportunités de monétisation et rejoindre de nouveaux auditoires. Cette approche de l’engagement des participants sur une période de 365 jours encourage également la création de communautés liées à la conférence, ce qui peut accroître l’influence de l’organisateur.
Chime Live permet aux organisateurs de réunions de préparer, d’organiser, de présenter et de partager ces informations directement sur les appareils mobiles des participants avant, pendant et après la conférence. Si des changements sont apportés à la programmation ou aux conférenciers, ou si des mises à jour importantes concernant les établissements partenaires sont communiquées, ces informations peuvent être gérées en un instant et envoyées directement sur le téléphone de chacun ou sur l’iPad fourni par Encore.
Un moyen durable de maintenir l'attention des participants sur le contenu de la conférence
L’un des meilleurs avantages de Chime Live est la possibilité de chorégraphier soigneusement le contenu de la conférence afin de maintenir l’attention et l’engagement des participants pendant l’événement. Avec Chime Live, ce processus est également plus durable. Pour distribuer les documents de la conférence, un gestionnaire de projet d’Encore peut précharger tous les contenus électroniques dont les participants auront besoin sur des iPads équipés de Chime Live. Ces ressources peuvent être mises à la disposition des participants avant, pendant et/ou après l’événement afin qu’ils puissent s’y référer facilement.
Fournir des ressources de cette manière peut augmenter le facteur écologique de votre réunion ou événement en éliminant le besoin d’imprimer du matériel, comme des documents à distribuer et des guides de discussion. Si vous gérez des changements de dernière minute dans les ressources destinées aux participants, ces ajustements peuvent être disponibles immédiatement grâce à l’outil numérique, ce qui vous évite de devoir réimprimer. La distribution de contenu sous cette forme améliore également l’expérience des participants en leur donnant à portée de main tout ce dont ils ont besoin pour se connecter, travailler en réseau et apprendre.
À l’aide de leur iPad, les participants peuvent poser des questions pendant les sessions et donner leur avis sur les sujets qui leur tiennent à cœur. Ils peuvent également utiliser l’appareil pour clavarder et réseauter entre eux. Les organisateurs peuvent renforcer l’engagement de l’auditoire en diffusant des sondages interactifs, des questions-réponses, des forums et bien d’autres choses encore sur les iPads à des moments précis.
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L’une des applications les plus intéressantes de la technologie Chime Live est probablement celle du second écran. Pendant une présentation, les participants peuvent utiliser leur iPad pour agrandir les diapositives de la présentation, revenir en arrière sur les parties qu’ils ont manquées et prendre des notes. Grâce à cet outil, les participants se concentrent sur le présentateur et non sur leurs textes ou leurs courriels personnels.
Comment faire durer les conversations en lien avec la conférence
Vous souhaitez permettre aux participants d’accéder au contenu de la conférence après l’événement ? Si vous utilisez la plateforme événementielle Chime Live, vous pouvez conserver sa bibliothèque de contenus et de vidéos de conférence en ligne et donner aux participants à l’événement l’accès à des opportunités éducatives et de réseautage supplémentaires.
Obtenez des informations clés pour améliorer en permanence vos événements
Le rapport analytique post-événement de Chime Live peut renforcer ces stratégies en fournissant des informations essentielles sur les modèles d’engagement, les thèmes et le contenu ayant le plus suscité l’intérêt des segments d’auditoire, et le retour sur investissement des participants (ROI). Ces données peuvent démontrer la valeur de l’événement aux principales parties prenantes et aux décisionnaires. Elles permettent également d’améliorer la programmation de l’événement. Savoir quel contenu a trouvé un écho auprès de l’auditoire peut aider les professionnels des réunions et des événements à déterminer les thèmes et le contenu à développer à l’avenir. Comprendre ce qui attire votre auditoire et savoir ce qui le laisse indifférent augmente le potentiel d’amélioration de votre engagement à l’avenir.
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Une solution rationalisée pour les événements
Les défis en matière de personnel, l’incertitude économique et la fatigue liée à la planification d’événements hybrides et virtuels incitent à réduire l’empreinte globale et la rationalisation de l’expérience. Les professionnels des réunions et des événements veulent également s’assurer que la présence des participants à la conférence est plus significative et plus productive.
Examinons un exemple concret de la manière dont un professionnel de l’événementiel a relevé ces défis. Jo Merriman, directrice du commerce et des opérations d’Encore, a utilisé les solutions de bout en bout de Chime Live dans le but d’améliorer l’expérience événementielle d’un client du secteur financier qui préparait son assemblée générale annuelle.
Jo a montré au client comment la plateforme événementielle qu’il connaissait et aimait déjà pouvait également relever et rationaliser les défis logistiques complexes liés aux multiples établissements, sessions et horaires de la programmation.
L’événement comprenait plusieurs réunions tenues dans deux établissements différents dans une ville étrangère. Pourtant, avec une seule solution, Jo a pu aider le client à rationaliser l’expérience des investisseurs présents tout en connectant et en engageant les participants pendant chaque session afin d’offrir une expérience cinq étoiles sans faille.
Vous voulez voir comment elle a procédé ? Découvrez l’étude de cas de Jo ici !
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