Les réunions de petite taille sont devenues une source incroyable de croissance et d’opportunités depuis la pandémie. En s’adressant à un groupe de 50 participants ou moins, il est possible de proposer une programmation mieux ciblée, de promouvoir une plus grande intimité entre votre auditoire et les parties prenantes, ainsi que de favoriser des interactions significatives permettant d’instaurer un climat de confiance. Cela est valable que vous organisiez une formation en gestion ou une séance d’élaboration de stratégies, que vous teniez une réunion de conseil d’administration ou que vous vous concentriez sur le renforcement de l’esprit d’équipe. Quel que soit le cas d’utilisation, les petites réunions peuvent générer un niveau de connexion et d’engagement plus étroit en vue de stimuler les résultats de l’entreprise.
Toutefois, cette approche pose parfois des défis. Les participants d’aujourd’hui, très au fait des nouvelles technologies, ont des attentes plus élevées qu’avant la pandémie en matière de production, de technologie et d’outils de réunion. Les professionnels de l’événementiel sont également confrontés à l’augmentation des coûts connexes, à des délais plus courts et à une évolution de la dynamique des participants – influencée par des niveaux d’anxiété plus élevés et des capacités d’attention réduites à huit secondes.
Le nombre croissant de professionnels de l’événementiel ayant moins d’un an d’expérience est un autre facteur. Ces professionnels veulent créer des expériences réussies, et le fait d’avoir un fournisseur de services complets à leurs côtés, capable de fournir une assistance de bout en bout, peut faire toute la différence. Qu’il s’agisse d’un planificateur de réunions chevronné ou d’une personne désireuse de se lancer dans l’aventure et d’organiser sa première programmation exceptionnelle, un soutien technologique optimal est un élément essentiel de toute stratégie réussie en matière de petites réunions.
Poursuivez votre lecture et découvrez six façons dont les solutions technologiques peuvent aider les professionnels de l’événementiel à créer des petites réunions à fort impact.
1. Créez une production de haut niveau
En mettant en place des solutions technologiques efficaces, vous pouvez faire en sorte que votre petite réunion soit aussi importante qu’une conférence de plus grande envergure. En quoi cela est-il important ? Coordonner une réunion visuellement impressionnante peut avoir un effet positif sur la perception de l’auditoire et améliorer votre programmation – ce qui est essentiel, que vous fournissiez du contenu pour 50 ou 500 personnes. Pour y parvenir, il faut faire des choix technologiques judicieux. Vous pouvez vous épargner ce processus en vous associant à Encore. Nous pouvons vous aider à optimiser votre espace grâce à des solutions technologiques esthétiques et professionnelles. Voici quelques-unes de nos meilleures recommandations :
- Éliminez le désordre
Créez plus d’espace au sol pour les sièges et éliminez l’encombrement de la salle avec un projecteur à courte focale et un écran tendu. Cela permet non seulement d’augmenter la capacité de votre réunion, mais également de créer un environnement visuellement plus attrayant pour les participants. Avec cette configuration consolidée, il n’y a pas de projecteur visible, de cordons ou de chariot obstruant l’espace et détournant l’attention de votre programmation.
- Utilisez de l’audio de qualité
Ne ratez pas des occasions d’interaction ou d’engagement en négligeant l’importance de solutions audio de haute qualité. Si les participants doivent s’efforcer d’entendre votre présentateur, il est peu probable qu’ils saisissent pleinement votre contenu ou qu’ils s’y identifient. Optez pour un haut-parleur amplifié compact afin de vous assurer que votre message soit délivré haut et fort.
- Personnalisez vos éléments visuels
Vous voulez rendre votre réunion plus mémorable ? Profitez d’accents de conception astucieux pouvant laisser une impression durable. Les jupes d’écran avec logo de la marque sont un moyen idéal pour y parvenir. Elles peuvent comporter des logos d’entreprise ou d’autres concepts en rapport avec le thème de votre réunion, afin de renforcer visuellement la représentation d’une marque ou d’une idée.
2. Rehaussez l'ambiance
Lorsque vous faites des choix intentionnels en matière de conception de réunions, ne négligez pas le pouvoir de la couleur sur les émotions des participants. Les lumières LED sont un excellent outil à cet effet.
Ils peuvent changer de teinte instantanément pour modifier l’ambiance de votre événement et susciter certains sentiments chez vos participants. Il suffit d’utiliser une télécommande IR ou une commande sans fil pour changer de couleur à tout moment.
Cette solution économique est également idéale pour les petits espaces. Grâce à leur dimension de 3,5 x 3,5 pouces, les lumières LED s’intègrent presque partout. Autre avantage ? Les lumières LED consomment moins d’énergie que la plupart des autres solutions d’éclairage, ce qui peut contribuer à augmenter le facteur « vert » de votre réunion. Avec une gamme d’options LED parmi lesquelles choisir, nos experts peuvent vous aider à créer un environnement inspirant tout, de l’excitation et de la créativité à la critique et à l’analyse – en un seul clic.
3. Augmentez la visibilité de vos commandites
Un thème commun aux professionnels des réunions, quelle que soit la taille de leur auditoire, est le désir de stimuler l’engagement des participants. Avec une plateforme événementielle, vous pouvez fournir des outils simples mais puissants, capables de connecter les participants entre eux et avec votre contenu. Chime Go℠ d’Encore est une application événementielle à démarrage rapide, entièrement prise en charge et équipant les utilisateurs d’informations clés – des ordres du jour et des cartes aux forums en passant par les outils de questions-réponses – le tout organisé dans un seul et même endroit et marqué de votre logo. Le délai de livraison est d’à peine quatre jours ouvrables, ce qui en fait un outil idéal pour les planificateurs soumis à des délais très courts. Il s’agit d’un moyen facile, abordable et professionnel d’ajouter un nouveau niveau d’engagement aux réunions de petite taille.
Avec Chime Go, vous pouvez améliorer l’expérience des participants grâce à un site d’événement facile d’utilisation et à des fonctions interactives telles que :
- Accès avant l’événement et sur place
- Ordres du jour et cartes numériques détaillés
- Questions/réponses en direct
- Diffusions en temps réel permettant aux participants ou aux présentateurs de se joindre à distance
- Analyses en direct pour visualiser les niveaux d’engagement, saisir les questions posées et bien plus encore !
Plutôt que votre auditoire digère passivement le contenu, les outils numériques de la plateforme événementielle vous permettent d’offrir aux participants davantage de moyens d’interagir avec votre programmation tout au long de l’expérience – et directement à partir de leurs propres appareils intelligents.
4. Donnez le ton avec de la musique
“L’absence de musique crée un vide auquel nous ne sommes pas habitués dans la vie quotidienne lorsque nous nous rendons dans des espaces publics,” explique Nick Greene, gérant de produits chez Encore pour l’audio et la distribution électrique. “Cela crée un silence gênant… Imaginez que vous vous rendez à une réunion d’entreprise à 8 heures du matin et que vous entrez dans une salle vide, sans musique. Il n’y aura pas d’énergie.”
Assurez-vous de créer une atmosphère donnant un nouveau souffle à votre petite réunion grâce à des morceaux parfaitement adaptés. Encore Music propose des chansons à succès des artistes les plus populaires du moment, déjà sous licence et prêtes à être diffusées. Avec des centaines de listes de lecture parmi lesquelles vous pouvez choisir, sélectionnez la bande sonore idéale pour votre réunion afin d’améliorer l’expérience et de créer l’ambiance souhaitée. Que vous recherchiez un tempo entraînant pour revigorer les discussions, un jazz moelleux pour introduire des thèmes de réflexion, ou même un morceau de danse festif pour dynamiser votre auditoire après une longue journée, Encore Music offre une gamme diversifiée de choix créatifs répondant à tous vos besoins – et sans que vous ayez à obtenir une licence musicale distincte comme vous le feriez avec un service de diffusion générique ou en apportant votre propre musique.
5. Proposez un contenu mémorable
Lorsque vous planifiez votre petite réunion, la mise en valeur visuelle de votre contenu contribue grandement à créer une impression durable et à éviter que votre présentation ne tombe à plat. Amplifiez vos présentations – avec un impact minimal sur votre budget – grâce à notre service de création en libre-service. Nous pouvons vous équiper de modèles de diapositives PowerPoint conçus de manière professionnelle avec trois éléments assortis : Un logo en boucle, une vidéo d’introduction et le titre des présentateurs. Ces éléments sont conçus pour assurer une transition transparente, mais ils peuvent également être utilisés individuellement pour répondre à diverses exigences en matière d’affichage.
Vous avez une autre idée créative que vous aimeriez concrétiser ? Une réunion de petite taille n’est pas forcément synonyme de possibilités limitées. Notre équipe de concepteurs expérimentés peut travailler en étroite collaboration avec vous afin de créer des graphiques et des vidéos époustouflants, adaptés spécifiquement à vos besoins et à votre budget – des logos et invitations jusqu’aux vidéos et présentations personnalisées.
6. Protégez-vous contre les interruptions de réseau Internet
Peu importe que vous deviez vous assurer que la présentation multimédia d’un conférencier fonctionne sans accroc ou que les participants en présentiel puissent télécharger une application pour l’événement, un internet sans interruption, sécurisé et fiable est essentiel à la réussite de votre petite réunion. L’Internet est également devenu un élément important des attentes des participants, les auditoires comptant désormais sur des capacités de diffusion en continu ininterrompue sur plusieurs appareils, y compris les ordinateurs portables, les téléphones intelligents et les tablettes, dans le cadre de leur expérience.
En tant que votre partenaire stratégique, Encore fournit un accès rapide et continu à l’internet, la meilleure connectivité de sa catégorie ainsi qu’une assistance technique complète pour éviter tout décalage gênant et s’assurer que l’attention reste concentrée sur votre message.
Des attentes dynamiques exigent des solutions dynamiques
L’époque où les petites réunions étaient synonymes d’attentes réduites est révolue. Les participants d’aujourd’hui ont des attentes dynamiques ne pouvant être satisfaites sans les bons outils. Qu’il s’agisse d’assurer une production de qualité, d’améliorer l’engagement ou de créer une ambiance parfaite, il est essentiel de disposer des bonnes solutions technologiques pour améliorer l’expérience de toute petite réunion et la transformer de banale à mémorable.
Demandez une consultation gratuite avec nos experts pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à obtenir des résultats exceptionnels lors de vos petites réunions. Nous serions ravis de discuter de vos besoins spécifiques et de vous donner les moyens d’offrir une expérience conviviale et inspirante.
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