Indice : cela dépend du temps dont vous disposez pour planifier.

Vous n’avez peut-être pas le luxe de disposer d’une fenêtre de planification généreuse pour organiser votre prochain événement hybride, mais cela ne signifie pas que vous n’avez pas d’options pour rassembler les gens de manière innovante et stimulante. En fait, il existe une multitude de solutions de plate-forme de haute qualité pour vous aider à étendre la portée de vos événements en présentiel, à vous connecter à de nouveaux publics et à encourager la collaboration et l’engagement des participants à distance ou en personne. L’une des meilleures façons de déterminer la plate-forme d’événement et le soutien dont vous avez besoin est de commencer par le temps dont vous disposez pour planifier. 

Vous êtes trop pressé pour trouver une plate-forme événementielle ? Encore offre une sélection des meilleures solutions de leur catégorie, que nous avons mises en évidence ci-dessous. (Et si vous avez déjà choisi une plate-forme, l’équipe Encore peut vous fournir un soutien à la production et/ou à la création).

Voici notre courte liste de solutions de plates-formes pour les réunions et événements hybrides, en fonction du délai de réalisation de votre événement. Lisez la suite pour découvrir les possibilités illimitées qu’offrent ces technologies de plate-forme.

Si vous n’avez qu’une ou deux semaines pour planifier

La vidéoconférence Zoom est idéale pour les petites réunions informelles. Elle est également souvent utilisée pour diffuser du contenu, comme des webinaires et des sessions simultanées dans le cadre de plate-formes de visualisation plus dynamiques.

Il s’agit de la plate-forme d’événements hybrides par excellence pour plusieurs bonnes raisons. Mais même avec la plus petite des fenêtres de planification, vous aurez un événement de meilleure qualité si vous n’essayez pas de le faire fonctionner avec la licence Zoom de votre entreprise.

  • Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que Zoom existe en trois variétés :
  • Les comptes de base (gratuits) qui sont liés par une limite de temps de 40 minutes et un ensemble restreint de fonctionnalités.
  • Les comptes professionnels, que les entreprises ou les particuliers achètent pour prolonger la durée des réunions et avoir accès à des fonctions plus avancées, comme l’enregistrement de webinaires.
  • Les comptes d’entreprise, qui ne sont disponibles que pour les entreprises comme Encore.

 

Quelle est la différence entre l’utilisation de la licence Zoom professionnelle de votre entreprise et l’utilisation d’un compte Zoom d’entreprise fourni par Encore ?

  • Plusieurs licences sont à votre disposition, ce qui vous permet de créer des « pistes » éducatives ou des flux simultanés pour votre événement
  • Le contenu peut être enregistré dans le nuage Cloud plutôt que dans l’ordinateur uniquement
  • Vous n’avez pas à acheter une nouvelle licence si votre événement prend de l’ampleur; les licences d’entreprise peuvent s’adapter à des groupes de 500 ou 5 000 personnes

 

De plus, si vous faites appel à un fournisseur de technologie événementielle avec services complets, comme Encore, votre événement sera soutenu en temps réel par une équipe humaine qui peut dépanner et produire un événement sans faille pour vous. Un autre avantage du partenariat avec Encore est que notre équipe reste au courant des dernières intégrations tierces de Zoom, ce qui signifie que nous pouvons vous indiquer des solutions que vous pouvez ajouter à Zoom afin d’augmenter la fonctionnalité et d’améliorer l’engagement des participants. Pour faciliter la planification, Encore a créé une nouvelle solution pour les petites réunions hybrides qui est idéale avec Zoom et la technologie essentielle prête à l’emploi – vous pouvez donc simplement nous présenter votre projet et nous laisser nous occuper de l’installation.


Si vous avez au moins 3 semaines pour planifier


Vous recherchez une solution en libre-service ? Le Cvent Attendee Hub est idéal pour les événements nécessitant un dispositif permettant aux exposants, aux commanditaires et aux participants d’établir un réseau et de fixer des rendez-vous individuels avant leur arrivée sur le site. Il fonctionne également très bien avec les conférences comportant plusieurs sessions et activités.

Cvent Attendee Hub vous permet de mettre rapidement en place votre événement. Les fonctionnalités comprennent:

  • Matériel vidéo intégré pour créer des événements virtuels avec du contenu en direct ou préenregistré.
  • Fonctions de participation telles que les questions-réponses en direct, le chat, les sondages et les enquêtes de satisfaction pour que les sessions restent interactives.
  • Des capacités de planification de réunions pour des groupes ou des individus afin que les participants, les exposants et les commanditaires puissent se connecter et tisser des liens.
  • Suivi des unités de formation continue (UFC) et remise de certificats pour les formations professionnelles.
  • Suivi des participants afin d’analyser leurs habitudes de présence et leurs réponses aux sondages.


Si vous préférez avoir une application événementielle à démarrage rapide entièrement prise en charge, vous pouvez utiliser Chime Go. Chime Go est une solution adaptée aux téléphones portables qui fonctionne bien pour les organisateurs de conférences souhaitant donner aux participants la possibilité de personnaliser les horaires de leurs événements.

L’équipe Encore peut configurer Chime Go de plusieurs façons afin de supporter les réunions en présentiel, virtuelles et hybrides. Chime Go propose un agenda mobile et des outils d’engagement en salle, ainsi qu’un microsite pouvant être construit autour du contenu de votre conférence en diffusion continue ou de votre réunion hybride. Les avantages comprennent :

  • Un site de conférence de marque à démarrage rapide, accessible via un téléphone portable ou d’autres appareils pour améliorer l’expérience des participants, avec auto-inscription, ordre du jour, cartes en pdf, possibilité pour les participants de poser des questions (modérées par le client), de noter les questions des autres et de prendre des notes qu’ils peuvent s’envoyer. Les options supplémentaires comprennent des bannières de commanditaires et des liens de collecte de fonds
  • Un microsite hybride avec tout ce qui précède, plus la possibilité d’inclure des fenêtres de diffusion continue dans lesquelles les participants peuvent regarder la diffusion en direct ou le contenu sur demande.  D’autres options incluent le clavardage et le flux de sentiments, le sous-titrage, l’intégration de réunions Zoom, etc.


Si vous avez au moins 4 semaines pour planifier


Vous souhaitez combiner l’expérience en personne avec l’expérience numérique ? Envisagez de créer une expérience hybride chorégraphiée avec Chime Live, une puissante plate-forme de narration numérique. Chime Live est idéal pour les événements à forte visibilité où vous voulez que les participants se sentent spéciaux. Il convient également aux événements privilégiant les conversations bidirectionnelles entre les présentateurs et le public car il offre d’excellents outils de collaboration et d’engagement.

  • Avant l’événement, Chime Live fournit une plateforme d’inscription de marque, des espaces pour les commanditaires, le partage des médias sociaux et des informations pertinentes sur l’événement
  • Pendant l’événement, les participants interagissent avec Chime Live via l’application mobile pour voir, voter, soumettre des questions et interagir avec le contenu de la conférence
  • Après l’événement, Chime Live partage des informations sur les interactions des participants, les questions soumises et d’autres données


Si vous avez au moins 6 semaines pour planifier


Vous cherchez à maximiser l’engagement et à impressionner votre public? Chime Live est idéal si vous disposez d’une fenêtre de planification d’au moins six semaines. Ces compléments d’engagement Chime Live améliorent les éléments en présentiel et à distance des événements en permettant aux présentateurs d’entrer en contact avec le public et aux participants de personnaliser leur expérience de l’événement. Vous recevrez toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, en plus de…:

  • Conception d’événements chorégraphiés afin d’attirer l’attention des participants sur ce qu’ils doivent voir ou faire sur la plate-forme en leur présentant des diapositives, des sondages interactifs, des questions-réponses, etc. en temps réel.
  • Interfaces utilisateur personnalisées pour les expériences en présentiel et à distance
  • Des parcours personnalisés comprenant des expériences segmentées ou intégrées et des agendas personnalisés pour soutenir votre organisation et les objectifs des participants


Une autre option est la plate-forme Cvent Attendee Hub, que vous pouvez transformer en une solution complète en faisant appel à l’équipe Encore. L’équipe Encore peut vous aider pendant la phase de conception, de mise en place et de production. C’est un excellent choix pour les événements de grande envergure, surtout si vous souhaitez maximiser l’engagement et laisser des professionnels gérer la technologie pour vous. Outre les avantages de l’option libre-service, la version à service complet offre les services suivants:

  • Installation technique, diffusion en continu et soutien à la production sans souci, assurés par l’équipe Encore.
  • Inscription intégrée à Cvent
  • Fonctionnalité de visionnement sur demande
  • Ludification
  • Centre d’assistance personnalisé configuré pour répondre à vos besoins


Si vous avez plus de 8 semaines pour planifier


Envisagez de tirer parti de tous les avantages de la plate-forme Chime Live mentionnés ci-dessus et d’améliorer l’expérience de vos participants à distance en ajoutant un hall virtuel leur permettant d’interagir « physiquement » entre eux et avec le contenu de l’événement par le biais d’avatars. Cette fonctionnalité fonctionne bien avec les expositions, les conférences et les salons professionnels internationaux qui ont besoin de fournir un environnement interactif en ligne qui est aussi intéressant pour les participants à distance que pour les participants en présentiel.

Avec Notified d’Intrado, créez un environnement virtuel immersif en 2D ou 3D recréant les éléments familiers des conférences en présentiel, tels que les halls d’entrée, les théâtres, les stands d’exposition virtuels et les salons de réseautage. Cette plate-forme s’adapte aux grands événements et aux expositions et constitue un choix fantastique pour les événements attirant un grand nombre de participants à distance. Les avantages de la plate-forme sont les suivants:

  • Diffusion continue de qualité studio
  • Logiciel de jumelage piloté par intelligence artificielle et options de clavardage vidéo
  • Formules de sponsorisation
  • Espaces personnalisés
  • Service complet de création, de production et d’assistance à la conception par l’équipe Encore


Si vous avez plus de 12 semaines pour planifier


Si Notified d’Intrado est sur votre liste, et que vous disposez d’une fenêtre de trois mois avant l’événement, vous pouvez ajouter une option d’inscription intégrée aux éléments immersifs mentionnés ci-dessus. Ces options fonctionnent très bien pour les expositions et les conférences virtuelles.

Il va sans dire que le contenu d’une conférence ne fait pas seulement augmenter la présence, mais qu’il génère également de la publicité sur place pour la marque grâce à l’engagement des médias sociaux et qu’il peut générer des revenus importants après l’événement. Si vous disposez d’une fenêtre de planification généreuse d’au moins 12 semaines, vous devriez envisager d’engager une équipe de développement de contenu pour concevoir, fournir et produire différents éléments du contenu de votre conférence. Encore offre des services créatifs pouvant:

  • Concevoir des modèles de présentation et créer des présentations.
  • Transformer le logo de votre marque en une ressource animée.
  • Produire des segments vidéo de court et de long format et des vidéos » stingers » interstitiels pour présenter les conférenciers, promouvoir les commanditaires et mettre en évidence les éléments de l’événement avant, pendant et après l’événement.
  • Créer des graphiques dynamiques et des animations pour pimenter le contenu en présentiel ou diffusé.
  • Encadrer les conférenciers et rédiger les discours exécutifs.
  • Capturer des images et des vidéos sur place


Encore peut également fournir la gestion des présentations sur place avec Content1, un système entièrement conçu pour collecter et distribuer les fichiers de présentation aux espaces de réunion lors d’événements.  Les conférenciers peuvent télécharger leurs présentations de leur domicile ou de leur bureau avant l’événement, puis se rendre dans notre salle de préparation des conférenciers sur place pour les révisions finales, les téléchargements et la révision.

Les présentations sont automatiquement transférées vers les salles de réunion et diffusées à partir d’un seul ordinateur personnalisé, ce qui garantit que la révision finale sera présentée sans délai pendant la réunion.

Où vous situez-vous sur cette échelle? Ce guide vous a-t-il aidé à sélectionner une éventuelle plate-forme d’événements hybrides? Ou vous demandez-vous encore quelles sont les meilleures options pour votre événement? Encore est heureux de vous aider. Nous offrons des consultations gratuites. Même si vous avez choisi une plate-forme d’événement, nous pouvons vous consulter sur la façon d’élever votre événement. Contactez un membre de l’équipe Encore ici.

Pour vous aider à vous souvenir des différentes solutions de plate-forme, nous avons créé cette infographie que vous pouvez télécharger et garder avec vous.

Solutions de plate-forme en fonction des délais d’exécution

L’une des façons les plus simples de choisir une plate-forme d’événements hybride est de déterminer le temps dont vous disposez pour l’organiser. Voici ce que nous suggérons. Si vous voulez de l’aide pour choisir une plate-forme, ou si vous avez besoin d’aide pour mettre en place et faire fonctionner une plate-forme que vous avez déjà choisie, Encore peut aussi vous aider. Contactez-nous pour une consultation gratuite.