Le retour des événements en présentiel est un changement bienvenu par rapport à l’ère cloîtrée de la planification d’événements virtuels induits par la pandémie et appris à la volée. Mais ce retour a également augmenté le stress des professionnels de l’événementiel, qui, même avant la pandémie, occupaient un poste figurant chaque année en tête de la liste des « emplois les plus stressants » de CareerCast. Heureusement, Encore offre des ressources et des solutions pouvant réduire ces nouveaux facteurs de stress et aider les organisateurs de réunions et d’événements à créer de meilleures expériences pour les participants – qu’il s’agisse de réunions en salle, hybrides ou virtuelles.

Sources de stress liées à l’organisation d’événements

Quels facteurs contribuent au stress des professionnels de l’événementiel ? Selon un récent sondage de MeetingsNet,

Les 3 principaux facteurs de stress post-pandémie sont:

  • Personnel réduit/charge de travail plus importante
  • Changement de responsabilités et/ou d’exigences professionnelles
  • Gestion des réunions virtuelles

Le sondage indique que plus de la moitié des personnes interrogées ont envisagé de quitter leur emploi en raison de l’augmentation du niveau de stress. Parmi ces personnes, 75 % sont prêtes à quitter complètement le secteur.

« Je me sens vraiment mal pour les organisateurs de réunions, car ils n’ont pas eu de répit », déclare Darius Vaskelis, chef des services numériques d’Encore. « Ils ont dû pivoter très, très rapidement afin de devenir virtuels pendant la pandémie et doivent maintenant revenir à leur situation initiale. Ils n’ont pas eu le temps de respirer. Nous voulons offrir des solutions leur permettant de réduire leur stress. » L’équipe Encore propose des produits, des services et une expertise en matière de création, de production et de technologie. Grâce à sa présence mondiale, l’équipe Encore est en mesure d’aider les planificateurs, qu’ils aient besoin d’un service à la carte ou de bout en bout, ou encore d’un événement en présentiel, hybride ou virtuel.

Soulager le stress lié à la réduction du personnel, à l’alourdissement de la charge de travail et à l’évolution des responsabilités 

« Il est difficile d’être un planificateur à l’heure actuelle, car le rôle a changé durant la pandémie », explique M. Vaskelis. « Les normes de production et le contenu d’une réunion sont plus exigeants. En raison de nombreux facteurs, il y a moins de temps pour les organiser et les attentes sont plus élevées. Les planificateurs doivent également assumer un plus grand nombre de responsabilités. ».”

En plus de la recherche de sources d’approvisionnement et de contrats, les organisateurs d’événements peuvent désormais superviser la production d’événements virtuels et les stratégies d’engagement du public. Mais même s’ils ont toutes ces nouvelles responsabilités, de nombreux chefs d’équipe d’événements sont contraints de les gérer avec moins de personnel, en raison de la « Grande Démission » et d’autres facteurs indépendants de leur volonté. 

L’une des solutions est la plateforme événementielle Chime Go, une option de service complet offrant aux organisateurs d’événements la possibilité de déléguer la technologie d’engagement, la création, la personnalisation et la gestion de la plateforme événementielle à l’équipe Encore. Ce produit idéal pour les appareils mobiles résout de nombreux problèmes de communication et d’orientation communs aux réunions en présentiel de petite et moyenne envergure. 

Faire face aux attentes du public et aux exigences professionnelles accrues 

  1. Vaskelis souligne qu’il y a un fossé énorme entre une réunion Zoom et une conférence. « Il y a un certain point où le contenu de la réunion va au-delà de ce qui est présenté par un présentateur. C’est là que l’engagement commence à jouer un rôle plus important. »

« La vidéoconférence est parfaite lorsque vous vous réunissez virtuellement et que vous avez seulement besoin de collaborer ou d’écouter quelqu’un parler », explique Vaskelis. De même, si vous vous réunissez en personne et que vous avez moins de 10 personnes, vous pouvez gérer la diffusion de l’information par une invitation dans le calendrier. « Mais dès que le nombre de participants atteint deux chiffres, il devient utile de disposer d’un autre endroit où les participants peuvent trouver des informations sur la réunion », ajoute M. Vaskelis. Chime Go est une solution pratique parce qu’elle offre des fonctions efficaces conçues pour améliorer l’expérience de la réunion, notamment un ordre du jour et des images de cartes, la possibilité de soumettre ou de voter des questions, de prendre des notes, de participer à un forum et d’ajouter des bannières afin de promouvoir les commanditaires ou les levées de fonds. C’est un excellent choix lorsque vous avez besoin d’un site pour informer et dialoguer avec un public, avant et pendant la réunion, lorsqu’ils ont besoin de consulter des informations ou de se référer au programme à mesure qu’il change. » 

Alléger les contraintes liées à la gestion des réunions virtuelles

Pendant la pandémie, Encore a ajouté la fonction de vidéo à distance à la plateforme Chime. « C’est ainsi que nous avons organisé la majorité de nos événements virtuels », explique M. Vaskelis. « Maintenant, cette même plateforme en salle permet d’organiser des événements de deux manières : Un engagement léger avec Chime Go ou une plateforme d’engagement complet pour les participants virtuels et en salle avec la technologie du second écran (Chime Live). »

Vaskelis explique que Chime Go a été intentionnellement construite comme une solution de service complet visant à soulager la pression que les planificateurs peuvent ressentir dans la gestion d’éléments hybrides ou virtuels d’un événement en plus de l’expérience en présentiel. Mais contrairement à d’autres plateformes événementielles dans lesquelles les éléments peuvent être assemblés maladroitement ou à la hâte, lorsque vous choisissez Encore et la plateforme Chime Go, vous êtes soutenu par nos équipes de production et de technologie expérimentées. Cela garantit une expérience transparente et intégrée permettant aux organisateurs d’en faire plus tout en gérant moins de ressources avec une équipe en qui ils peuvent avoir confiance.

La plateforme événementielle Chime Go propose également une vidéo à faible latence pour les événements hybrides et virtuels. Cela signifie que toute personne regardant le contenu diffusé en continu le verra dans un délai de deux à cinq secondes à partir du moment où il est diffusé. Il s’agit d’une amélioration importante par rapport au temps de latence standard du secteur, qui est de 45 secondes, car cela signifie que les participants en présentiel et à distance peuvent interagir en temps réel. Les participants peuvent également discuter en même temps que le flux vidéo et ajouter des émojis.

Un autre avantage à utiliser Chime Go est sa flexibilité. « Nous avons commencé avec un outil d’engagement en présentiel et avons ajouté des capacités virtuelles », précise Vaskelis. « Il s’agit donc d’une forme d’assurance au cas où vous devriez ajouter ou passer au virtuel ». Ceci est important dans un environnement où de multiples facteurs peuvent perturber les réunions et les événements.

Simplifier le processus de planification

Chime Go simplifie le processus de planification en fournissant une équipe qui gère, produit et dépanne la technologie. C’est la solution idéale pour les réunions en présentiel où vous avez besoin d’un agenda et d’un outil de communication durables et sans papier. Si les délais sont un défi, Chime Go peut également être la meilleure solution car elle peut être mise en place en trois jours seulement*. Cette solution convient parfaitement aux réunions de petite ou moyenne envergure et offre aux participants une expérience soignée et professionnelle. Elle offre également des outils d’engagement, comme la possibilité pour les participants de poser des questions, de noter les contributions des autres et de prendre part à des sujets de forum déterminés par les organisateurs de l’événement.

Chime Go fonctionne bien dans les scénarios d’événements en présentiel, hybrides ou virtuels. Ainsi, la plateforme aide les planificateurs à créer un plan B pour leurs réunions, car il est possible de passer à un autre format d’événement si nécessaire. Les membres de l’équipe Encore peuvent prodiguer des conseils sur la façon de rendre la transition harmonieuse et recommander la manière d’obtenir la meilleure expérience pour les participants en fonction du format. L’équipe Encore propose des consultations gratuites si vous souhaitez organiser une réunion pour discuter de vos besoins spécifiques. Elle fournit également des solutions événementielles complètes pour une variété de formats et de technologies. 

Dans un monde où il y a encore tant d’incertitudes, n’est-il pas bon de savoir que vous pouvez vous tourner vers Encore pour obtenir des conseils, de l’expertise et des solutions flexibles afin de réduire votre stress ? 

* Les délais de mise en œuvre peuvent varier dans certaines régions. 

Solutions de plate-forme en fonction des délais d’exécution

L’une des façons les plus simples de choisir une plate-forme d’événements hybride est de déterminer le temps dont vous disposez pour l’organiser. Voici ce que nous suggérons. Si vous voulez de l’aide pour choisir une plate-forme, ou si vous avez besoin d’aide pour mettre en place et faire fonctionner une plate-forme que vous avez déjà choisie, Encore peut aussi vous aider. Contactez-nous pour une consultation gratuite.