Event Staging: Friends of We Care Vintage Circus

By July 31, 2015 April 21st, 2016 Event highlights, Lighting, Scenic Design, Staging

 *La version française suit le message anglais. 

The Friends of We Care organization relies on events as major fundraising tools. Throughout the year, the organization works with countless volunteers to bring the foodservice and hospitality industry together with the goal of raising funds to send kids with disabilities to summer camp. When asked to produce a Vintage Circus-themed event for their annual gala, Freeman solutionists’ imaginations went wild with décor possibilities.

Hall 1 of the International Centre was divided into two separate rooms, with completely different purposes. As guests entered the venue, the entrance to the first room was decorated with a red and white custom tent rooftop archway to make the attendees feel as though they were entering the Big Top for a night at the circus.

Once inside, the room was laid out in a carnival setting with gaming stations, a tented silent auction area and various theme-branded stages for entertainment acts. Freeman Audio Visual custom painted the front of the stages with a faux-antique coating using the colours and imagery found on Friends of We Care’s event invitation.

Red and white polysilk fabric swags were draped onto twin 32’ diameter truss circles on the ceiling, creating the peaks of an indoor tent. These configurations were perfectly positioned to hang various lighting fixtures, including sixteen 48’ long festoon light strings which helped to create that old school vintage circus vibe.

At the appropriate hour, a traveler curtain to the left of the main entertainment stage opened revealing the dining space. Dim lighting, hanging silk and crystal curtains helped to create an intimate dining environment. For visuals and speaker IMAG, a central 12’x36’ screen was positioned above the main stage and flanked by 9’x16’ screens on either side, while matching 9’x16’ screens hung at the back of the room.

The silent auction was facilitated by a Daana System which connected the bids from iPads to the main screen.

“The incredible experience and expertise of the entire Freeman Audio Visual team made our event an overwhelming success,” said Kevin J. Collins, Executive Director, Friends of We Care. “From start to finish, they were amazing to work with.”

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Mise en scène d’événements :

Un cirque d’antan pour Friends of We Care

Le principal moyen de financement de l’organisme Friends of We Care, ce sont des événements. Toute l’année, l’organisme travaille avec d’innombrables bénévoles pour convaincre l’industrie de l’hébergement et de la restauration d’amasser de l’argent pour permettre à des jeunes ayant un handicap d’aller dans un camp de vacances. Lorsque les solutionnistes de Freeman se sont fait demander de produire un événement sur le thème d’un cirque traditionnel pour le gala annuel, leur imagination s’est envolée.

La salle no 1 de l’International Centre a été séparée en deux sections aux vocations complètement distinctes. L’entrée principale, par laquelle les participants accédaient à la première section, imitait un toit de tente rouge et blanc afin que les invités aient l’impression d’entrer dans le chapiteau d’un cirque.

Une fois à l’intérieur, la pièce présentait un décor de carnaval avec des kiosques de jeu, une tente abritant un encan silencieux et des plateaux thématiques où l’on donnait divers spectacles. Freeman audiovisuel avait donné un fini patiné au devant des scènes et y avait reproduit le graphisme de l’invitation dans les mêmes couleurs.

Des festons rouges et blancs en PolySilkMD étaient drapés sur deux treillis circulaires de 32 pi de diamètre afin de suggérer les sommets d’un chapiteau. Ces configurations étaient parfaitement placées pour y suspendre divers appareils d’éclairage, dont 16 guirlandes lumineuses de 48 pi de longueur qui contribuaient à créer une ambiance de cirque traditionnel.

À l’heure prévue, un rideau à la grecque s’est ouvert sur le côté gauche de la scène principale pour révéler une salle de banquet. Un éclairage tamisé de même que des rideaux de soie et de cristaux ont permis de créer une atmosphère de réception intime. Pour diffuser des photos et de l’imagerie, un écran central de 12 pi sur 36 pi était placé au-dessus de la scène principale et flanqué de deux écrans de 9 pi sur 16 pi, auxquels correspondaient deux autres écrans de 9 pi sur 16 pi suspendus au fond de la salle.

L’encan silencieux a été facilité par un système Daana qui transmettait les offres des iPad à l’écran principal.

« L’expérience et l’expertise incroyable de toute l’équipe de Freeman audiovisuel a fait de notre événement un énorme succès », explique Kevin J. Collins, directeur général de Friends of We Care. « Du début à la fin, ç’a été impressionnant de travailler avec eux. »